Des de la implantació, el juliol del 2017, de la normativa del Subministrament immediat d’Informació (SII), les empreses obligatòriament han de remetre la informació pertinent de les factures emeses / rebudes en un termini màxim de quatre dies per via telemàtica a l’AEAT.

Olivia, des de la data, ofereix als seus clients el mòdul SII per a la integració d’aquest requeriment amb Microsoft Dynamics NAV, per tal d’alinear el programari ERP amb les normatives legals. El funcionament del programa es va adaptar a la nova normativa, establint un contacte directe de Navision amb l’AEAT per a l’enviament d’informació i recepció del feedback generat per part de l’Agència Tributària. Gràcies al contacte directe, és possible consultar també en tot moment quin és l’estat de l’enviament, recepció i acceptació de la informació enviada a l’AEAT.

Gràcies a l’experiència dels nostres clients treballant amb el mòdul, hem incorporat dues noves funcionalitats, per automatitzar la seva activitat i despreocupar del SII a fi de no dedicar temps a tasques que no aporten valor afegit:

  • Recollida diària de dades, més l’enviament de documents a Hisenda en manera automàtica
  • Exclusió de l’enviament d’abonaments de vendes / compres amb import 0

Si treballes amb una versió igual o superior a 2009 R2 de Microsoft Dynamics NAV podem ajudar-te a complir amb la normativa d’una manera més senzilla i integrada amb el teu ERP.

Contacta amb nosaltres
reCAPTCHA

La majoria de les implementacions d’ERP reeixides són dirigides per un líder de projecte intern executiu. Aquest és l’executiu que rebrà la majoria dels beneficis del programa quan el nou sistema estigui en funcionament. Com a mínim, aquest executiu ha de patrocinar el cas de negoci, obtenir l’aprovació per procedir, monitoritzar el progrés, presidir el comitè directiu, eliminar els bloquejos interns i captar els beneficis. Amb l’excepció dels projectes interns de TI, com les actualitzacions d’infraestructura o la implementació de ITIL, el CIO NO ha de liderar aquests projectes.

El CIO treballa en estreta col·laboració amb el líder de projecte intern executiu per garantir que es presti la deguda atenció a la integració amb els sistemes existents, la migració de dades i les actualitzacions d’infraestructura. El CIO també ha d’assessorar el líder de projecte intern sobre els desafiaments que enfronten tots els programes principals i ha d’ajudar el líder de projecte intern a seleccionar una empresa especialitzada en implementacions d’ERP. Una empresa d’aquest tipus hauria d’aportar coneixements i experiència especialitzats en els processos de negoci amb el sistema de planificació dels recursos institucionals seleccionat. L’empresa d’implementació s’ha de convertir en assessor del líder de projecte intern.

El líder de projecte intern també ha de ser assessorat per un executiu de gestió del canvi de l’organització. Una implementació d’ERP resultarà en nous processos de negoci, rols, interfícies d’usuari i responsabilitats de treball. La gestió del canvi en l’organització pot ajudar a totes les persones de l’empresa a comprendre l’impacte que tindrà l’ERP tant en l’organització com en els individus. En la majoria dels casos, una empresa de gestió del canvi en l’organització, en lloc d’un executiu intern, proporciona aquest suport.

Els informes a l’equip executiu del programa han d’estar a càrrec d’un gerent de projecte de negocis i un gerent de projecte de TI. Si l’empresa ha contractat una empresa d’integració de ERP o un especialista en gestió del canvi en l’organització, els seus gerents de projecte han de formar part de l’equip central de gestió del programa.

Implementació d’ERP: Els 5 passos principals

La majoria dels professionals de la planificació dels recursos utilitzen alguna versió dels passos que s’indiquen a continuació per estructurar la seva aplicació de la planificació dels recursos:

1. Obtenir l’aprovació

El primer pas és obtenir l’aprovació formal per invertir diners i dirigir el personal per implementar l’ERP. El líder del projecte intern supervisa la creació de qualsevol documentació necessària per a l’aprovació. Aquest document típicament inclou el següent:

  • Definició del problema
  • Descripció dels objectius i abast del programa
  • Suposicions
  • Costos d’implementació
  • Calendari d’implementació
  • Riscos de desenvolupament i operatius
  • Beneficis projectats

Un cop s’hagi completat l’estudi de viabilitat, el grup apropiat d’alts executius ha d’autoritzar la implementació de la planificació dels recursos.

2. Planificar el programa

  • El cronograma d’alt nivell creat per al document inicial ha de ser refinat en un pla de treball més complet. Els següents passos s’han de completar:
  • Finalitzar els membres de l’equip. Les persones clau internes han de ser identificades pel seu nom. La resta del personal necessari ha de identificar-se per funció. Cal seleccionar socis externs. Els socis típics inclouen: Especialistes en implementació d’ERP, especialistes en gestió del canvi organitzacional i especialistes tècnics.
  • Contractes complets. Els contractes per a nous programes informàtics, tecnologia i serveis han de ser finalitzats.
  • Planificar les actualitzacions de la infraestructura. Els sistemes ERP locals sovint requereixen processadors més ràpids, emmagatzematge addicional i comunicacions millorades. Algunes organitzacions poden minimitzar les actualitzacions d’infraestructura utilitzant un ERP en núvol. Però fins i tot els ERP en núvol poden requerir actualitzacions d’infraestructura.
  • Crear un pla de treball i un cronograma. Les tasques, les dependències, els recursos i el calendari han de ser el més específics possible.

3. Configurar el software

Aquesta és la fase més gran i difícil. Els passos principals inclouen:

  • Analizar los vacíos. La comprensión de los vacíos en los procesos de negocio actuales y en las aplicaciones de soporte ayuda al equipo de proyecto a determinar cómo cambiar los procesos de negocio para ajustarse al software.
  • Configurar los parámetros. Los parámetros en el software ERP se establecen para reflejar los nuevos procesos de negocio.
  • Completar la programación requerida. Idealmente, no se necesitan cambios para el software ERP. Sin embargo, es posible que se requiera cierta programación para las interfaces con otros sistemas o para la migración de datos.
  • Migración de datos. El equipo estandariza las definiciones de los datos y examina los archivos existentes en cuanto a la integridad, calidad y redundancia de los datos. Finalmente, los datos existentes se limpian y se migran al nuevo ERP.
  • Sistema de pruebas. El sistema ha sido probado para garantizar que ofrece la funcionalidad necesaria y la capacidad de respuesta requerida.
  • Sistema de documentación. Se crea la documentación funcional y técnica necesaria. Normalmente, el proveedor tiene documentación que se puede adaptar a los estándares de la empresa.
  • Actualizar la infraestructura. Complete las actualizaciones necesarias.

Analitzar els buits. La comprensió dels buits en els processos de negoci actuals i en les aplicacions de suport ajuda a l’equip de projecte a determinar com canviar els processos de negoci per ajustar-se al programari.

  • Configura els paràmetres. Els paràmetres en el programari ERP s’estableixen per reflectir els nous processos de negoci.
  • Completar la programació requerida. Idealment, no calen canvis per al programari ERP. No obstant això, és possible que es requereixi certa programació per a les interfícies amb altres sistemes o per a la migració de dades.
  • Migració de dades. L’equip estandarditza les definicions de les dades i examina els arxius existents pel que fa a la integritat, qualitat i redundància de les dades. Finalment, les dades existents es netegen i es migren al nou ERP.
  • Sistema de proves. El sistema ha estat provat per garantir que ofereix la funcionalitat necessària i la capacitat de resposta requerida.
  • Sistema de documentació. Es crea la documentació funcional i tècnica necessària. Normalment, el proveïdor ha documentació que es pot adaptar als estàndards de l’empresa.
  • Actualitzar la infraestructura. Completeu les actualitzacions necessàries.

4. Desplegar el sistema

Abans del tall final quan el nou sistema està en producció, s’han de completar múltiples activitats. Aquests inclouen:

  • Capacitar el personal. Tot el personal ha d’estar capacitat per operar el sistema i se li han d’atorgar drets d’accés.
  • Suport del pla. Es necessitarà un equip de suport per respondre a les preguntes i resoldre els problemes una vegada que el sistema de planificació dels recursos institucionals estigui en funcionament.
  • Provar el sistema. El nou sistema ha de ser provat a fons per assegurar que sigui segur, respongui i ofereixi la funcionalitat descrita en el cas de negoci.
  • Prendre la decisió de “Go live”. Una vegada que el líder del projecte intern estigui segur que el nou ERP està a punt, l’empresa necessita canviar del sistema antic al nou.

5. Estabilitzar el sistema

Després de la implementació de l’ERP, la majoria de les organitzacions experimenten un descens en el rendiment empresarial a mesura que el personal aprèn nous rols, eines, processos de negoci i mètriques. A més, la neteja deficient de les dades i els colls d’ampolla en la infraestructura causaran interrupcions. Tots ells imposen una bombolla de càrrega de treball en l’equip d’implementació i suport d’ERP.

Quins són els costos ocults de l’ERP?

Els quatre factors que comunament es subestimen durant la planificació del projecte inclouen:

  • Canvi de procés empresarial. La majoria de les persones s’acontenten amb treballar en l’entorn actual, llevat que siguin analistes de sistemes o hagin treballat per a una empresa diferent amb millors sistemes. Una vegada que els equips veuen els resultats de les seves millores, la majoria se senten empoderats i busquen millores addicionals. L’èxit engendra èxit, sovint consumint més temps del pressupostat originalment.
  • Gestió del canvi en l’organització. Tot i que les millores en els processos fan que les empreses siguin més eficients i efectives, el canvi crea incertesa en tots els nivells de l’organització. Un programa formal de gestió del canvi en l’organització tranquil·litza al personal i l’ajuda a acceptar els canvis. Atès que molts executius no estan familiaritzats amb els matisos de la gestió del canvi organitzacional, l’esforç és fàcilment subestimat.
  • Migració de dades. Abans de la implementació d’un ERP, les empreses solen tenir bases de dades superposades i regles d’edició febles. L’edició més estricta que requereix un sistema ERP augmenta el temps de migració de dades. El temps requerit és fàcil de subestimar, particularment si no es poden identificar totes les fonts de dades.
  • Codi personalitzat. Tot i que les empreses han personalitzat els ERP durant anys, segueix sent una mala pràctica. La personalització augmenta significativament el cost d’implementació a mesura que els usuaris demanen característiques addicionals. Anul·la la garantia; els problemes reportats al venedor han de ser reproduïts en un programari no modificat. Fa que les actualitzacions siguin difícils; el codi personalitzat normalment requereix canvis cada vegada que el proveïdor emet una nova versió. Finalment, la majoria de les empreses subestimen el cost; fins i tot les empreses que estimen el cost inicial poques vegades inclouen el cost de migrar a noves versions.

Per què fracassen els projectes ERP

Els projectes d’ERP fracassen per moltes de les mateixes raons per les que fracassen altres projectes. La causa més comuna és un líder de projecte intern ineficaç que no pot imposar respecte a tota l’organització, no està interessat en el projecte o es distreu amb altres responsabilitats. Altres maneres de fracassar inclouen objectius de programa mal definits, gestió de projectes deficient, recursos inadequats i neteja de dades deficient.

Hi ha diverses causes de fracàs que estan estretament lligades als ERPs. específicament:

  • Selecció de paquets inadequada. Els ERPs són molt complexos amb moltes opcions. Moltes empreses creuen que un ERP de Nivell I és, per definició, “el millor” per a cada empresa. En realitat, només les empreses molt grans i globals utilitzaran més d’un petit percentatge de la funcionalitat disponible a un ERP de Nivell I. Les empreses que no són prou complexes com per justificar el nivell I, es poden veure retardades per la sobrecàrrega de funcions . Per contra, les empreses grans i globals poden trobar que els ERPs de Nivell II o Nivell III no tenen les característiques suficients per a operacions complexes i globals.
  • Resistència interna. Encara que qualsevol programa nou pot generar resistència, això és més comú amb els ERPs. Les dependències institucionals remotes solen considerar la normalització financera o d’altre tipus imposada per un sistema de planificació dels recursos institucionals com un esforç de la seu per augmentar el control sobre el terreny. Fins i tot amb una campanya activa per explicar els beneficis del nou sistema, no és estrany trobar persones en el camp que alenteixen la implementació tant com sigui possible.

A Olivia podem ajudar-te en la implementació ja sigui en una implantació nova, una migració o un canvi de partner amb el qual no et entens.

Contacta amb nosaltres
reCAPTCHA

El software de planificació de recursos empresarials (ERP) estandarditza, racionalitza i integra els processos empresarials en tots els departaments de finances, recursos humans, adquisicions, distribució i altres.

Cada organització gestiona a les persones, compra productes i serveis, ven (o regala) quelcom i administra els diners. La forma en què es maneja cada activitat variarà, però cada empresa realitza aquestes funcions bàsiques. En la majoria dels casos, és més efectiu gestionar aquests processos a través d’una plataforma de programari integrada que a través de múltiples aplicacions mai dissenyades per treballar juntes. Aquí és on entren en joc els sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP). Amb aquesta filosofia Microsoft proporciona una tecnologia integrada One Microsoft.

Si bé els ERPs van ser dissenyats originalment per a empreses manufactureres, s’han expandit a les empreses de serveis, distribució, etc. Cadascuna de les indústries té les seves pròpies peculiaritats. Hi ha certs processos comuns entre totes les empreses encara que molts directius pensin que la seva empresa necessita un projecte molt personalitzat. Cada vegada més, les empreses intenten racionalitzar els processos interns per abaratir el projecte d’implantació apropant-se a la funcionalitat estàndard del programari. Una bona ocasió per racionalitzar activitats que s’han realitzat històricament d’una manera perquè s’ha anat arrossegant la manera de treballar durant els anys sense preguntar-se per què veritablement no es pot canviar. La gestió del canvi és un altre factor important en aquests casos.

Què és un ERP?

ERP és un programari que estandarditza, racionalitza i integra els processos de negoci en els departaments de finances, recursos humans, compres, distribució i altres departaments. En general, els sistemes ERP funcionen en una plataforma de programari integrada que utilitza definicions de dades comuns que funcionen en una sola base de dades.

Història de l’ERP

El 1990, Gartner va crear el terme ERP per descriure l’evolució de la planificació de necessitats de materials (MRP) i la planificació de recursos de fabricació (MRP II) a mesura que s’expandien més enllà de la fabricació a altres parts de l’empresa, normalment finances i recursos humans.

Els sistemes ERP van evolucionar ràpidament durant els anys noranta en resposta a l’efecte 2000 i de la introducció de l’euro. La majoria de les empreses consideraven que l’efecte 2000 i l’euro eren el cost de fer negocis, i els sistemes de planificació dels recursos institucionals constituïen una forma rendible de substituir múltiples sistemes antics per un paquet normalitzat que també podia abordar aquestes qüestions. En el cas de Microsoft, el 2002 va adquirir Navision, que es va convertir en Microsoft Dynamics NAV. Actualment és denominat Dynamics 365 Business Central.

Per a què serveix un sistema ERP?

  • Els sistemes ERP milloren l’eficiència i l’eficàcia de l’empresa mitjançant:
  • Integració de la informació financera. Sense un sistema integrat, els departaments individuals, com ara finances, vendes, etc., necessiten dependre de sistemes separats, cadascun dels quals probablement tindrà diferents números d’ingressos i despeses. El personal de tots els nivells acaba perdent el temps reconciliant nombres en lloc de discutir com millorar l’empresa.
  • Integració de comandes. Un ERP coordina la presa de comandes, la fabricació, l’inventari, la comptabilitat i la distribució. Això és molt més simple i menys propens a errors amb un sol sistema que amb una sèrie de sistemes separats per a cada pas del procés.
  • Proporcionar informació de la informació dels clients. La majoria dels ERPs inclouen eines CRM de gestió de relacions amb el client per fer un seguiment de totes les interaccions amb els clients. La combinació d’aquestes interaccions amb informació sobre comandes, lliuraments, devolucions, sol·licituds de servei, etc., proporciona informació sobre el comportament i les necessitats dels clients.
  • Estandarditzar i accelerar la fabricació. Les empreses sovint troben que múltiples unitats de negoci fan funcions similars utilitzant diferents mètodes i sistemes informàtics. Els sistemes ERP poden estandarditzar i automatitzar els processos de fabricació i suport. Aquesta estandardització estalvia temps, augmenta la productivitat i redueix el nombre de persones.
  • Estandardització de l’aprovisionament. A falta d’un sistema d’aprovisionament integrat, l’anàlisi i el seguiment de les compres en tota l’empresa és tot un repte. Les grans empreses sovint troben que diferents unitats de negoci compren el mateix producte però no reben el benefici dels descomptes per volum. Les eines d’adquisició d’ERP permeten als equips de compra negociar amb els proveïdors identificant als proveïdors, productes i serveis més utilitzats.
  • Facilitar la presentació d’informes governamentals. Els sistemes ERP poden millorar en gran mesura la capacitat d’una organització per presentar els informes necessaris per a les normatives governamentals, en tota la cadena de subministrament, finances i recursos humans.

Quins són els beneficis dels sistemes ERP?

Un ERP millora el rendiment del negoci de diverses maneres. específicament:

  • Eficiència interna. Els sistemes ERP que funcionen correctament permeten a les empreses reduir el temps necessari per completar pràcticament tots els processos empresarials.
  • Millor presa de decisions. Els ERPs promouen la col·laboració a través de dades compartides organitzats al voltant de definicions de dades comuns. Les dades compartits eliminen el temps perdut discutint sobre la qualitat de les dades i permeten als departaments dedicar el seu temps a analitzar les dades, treure conclusions i prendre millors decisions.
  • Major agilitat. L’estandardització i la simplificació resulten en menys estructures rígides. Això crea una empresa més àgil que pot adaptar-se ràpidament mentre augmenta el potencial de col·laboració.
  • Seguretat millorada. Encara que una base de dades centralitzada amb dades empresarials és un objectiu important, és més fàcil de protegir que les dades que es troben dispersos en centenars de servidors en armaris o sota escriptoris. És particularment difícil, si l’equip de seguretat no és conscient del servidor o si conté dades corporatives.

4 característiques clau dels sistemes ERP

L’escala, l’abast i la funcionalitat dels sistemes ERP varien àmpliament. No obstant això, la majoria dels programes d’ERP tenen les següents característiques:

  • Integració en tota l’empresa. Els processos de negoci s’integren d’extrem a extrem entre departaments i unitats de negoci. Per exemple, una nova ordre s’inicia automàticament una verificació de crèdit, consulta la disponibilitat del producte i actualitza el programa de distribució. Un cop que l’ordre és enviada, la factura és enviada.
  • Operacions en temps real (o gairebé en temps real). Atès que els processos de l’exemple anterior es produeixen als pocs segons de la recepció de la comanda, els problemes s’identifiquen ràpidament, el que dóna al venedor més temps per corregir la situació.
  • Una base de dades comuna. Una base de dades comuna va ser un dels avantatges inicials de l’ERP. Permet que les dades es defineixin un cop per a l’empresa amb cada departament utilitzant la mateixa definició. Els diferents departaments havien de ajustar ara a les normes de dades aprovades i a les regles d’edició. Mentre que alguns ERP segueixen depenent d’una sola base de dades, altres han dividit la base de dades física per millorar el rendiment.
  • Aparença i tacte consistents. Els primers proveïdors d’ERP es van adonar que el programari amb una interfície d’usuari coherent redueix els costos de formació i sembla més professional. Quan un proveïdor d’ERP adquireix un altre programari, de vegades s’abandona l’aspecte comú en favor de la velocitat de llançament al mercat. A mesura que les noves versions entren al mercat, la majoria dels proveïdors d’ERP restauren la interfície d’usuari consistent. Gràcies a utilitzar tecnologia Microsoft, en totes les eines que el treballador utilitza manté el mateix look & feel i usabilitat. Això facilita l’aprenentatge i adopció per part del persona.

El Cloud ERP s’està tornant cada vegada més popular, però no tots els ERPs en núvol funcionen de la mateixa manera. Hi ha dos tipus principals:

  • ERP com a servei. Amb aquests ERPs, tots els clients operen sobre la mateixa base de codi i no tenen accés al codi font. Els usuaris poden configurar però no personalitzar el codi. Diríem que seria el model Business Central Cloud.
  • ERP en un núvol de IaaaS. Les empreses que depenen del codi personalitzat en el seu ERP no poden utilitzar-lo com un servei. Si desitgen operar en el núvol, l’única opció és traslladar-se a un proveïdor de IaaS, que trasllada els seus servidors a un lloc diferent. Diríem que és l’opció Business Central On Premise.

Per a la majoria de les empreses, l’ERP com a servei ofereix tres avantatges: El cost inicial és menor, les actualitzacions a noves versions són més fàcils, i els executius reticents no poden pressionar a l’organització perquè escrigui codi personalitzat per a la seva organització.

Si vols més informació, estarem encantats de poder assessorar-te per decidir el més convenient per la teva empresa

Contacta amb nosaltres
reCAPTCHA

Una de les parts més importants d’una migració és fer que les dades actuals arribin al nou sistema de la manera més eficient possible. Per a això, la preparació és la clau: com més facis, més probabilitats tindràs de tenir èxit. Si treballes actualment amb Microsoft Dynamics NAV i estàs en una fase de migració a la nova versió del ERP, a continuació trobaràs alguns consells per a ajudar-te a preparar-te per a la migració de dades a Dynamics 365 Business Central.

Quantes dades necessites migrar?

El primer que cal determinar és quines taules són les més importants i quants registres de cadascuna necessiten ser transferits. Tens una llista extensa de taules amb un gran nombre de registres que necessiten ser transferits? O és en la seva majoria només el bàsic amb un petit nombre de registres?

El maneig de les dades és clau. Les dades costen diners de mantenir i retenir dades històriques de baix valor pot tenir un impacte negatiu en el seu negoci.

Estan netes les dades?

La migració a un nou sistema és una gran oportunitat per a avaluar la neteja de les teves dades. Hi ha molts duplicats? Està desactualizadala informació? Hi ha dades obsoletes?

Si tens duplicats, determina el que constitueix un duplicat en cada taula i anota les taules associades afectades. A més, anota quants duplicats té. Si el número és petit, els duplicats poden ser manejats per la funcionalitat de fusió incorporada de Dynamics 365. Si hi ha molts duplicats, una eina de tercers pot ser la millor.

Si penses que les dades necessiten una neteja, necessites determinar si seria millor fer-ho mentre les dades estan encara en el sistema antic o esperar fins que estiguin en el nou sistema.

Com funcionarà la seguretat?

Ara és el moment de determinar com funcionarà la seguretat en el nou sistema. Si tot serà propietat d’un sol equip, documenta el nom d’aquest equip. No obstant això, és més probable que necessitis una matriu de seguretat. Això proporcionaria un mapatge entre la forma en què les dades són propietat del sistema antic i la forma en què seran propietat de les dades en el nou sistema.

Una altra cosa a considerar és com manejar als ex-emprats i la seva propietat dels registres. Pots abordar aquesta qüestió de dues maneres. La primera opció és assignar tots els empleats anteriors a un usuari genèric en el nou sistema. Aquest mètode és simple, però el desavantatge és que perdràs informació antiga. Per a limitar la pèrdua d’aquestes dades, crea un camp de text per a mantenir el nom de l’empleat anterior en el nou sistema.

Una altra forma de manejar els registres de ex-emprats és crear tots els empleats anteriors en el nou sistema i després deshabilitar-los una vegada que s’hagi completat la migració. Això preservarà la informació, però té implicacions de llicència i pot portar molt de temps crear als ex-emprats.

Quins camps es transferiran?

En aquest moment, has de crear la teva documentació de migració, mapatges de dades, etc.

Conclusió

Perquè una migració sigui exitosa, gran part del mèrit és el correcte tracte de les dades. Moltes de les migracions s’encallen en aquest tema o eleven el seu cost per una mala gestió de les dades a migrar. Assegura’t que el teu partner tingui un pla específic sobre aquest tema per a treballar braç a braç amb vosaltres.