Outils Jobs

El módulo Outils para Proyectos (OJOBS) es un conjunto de herramientas desarrollados por OLIVIA con el objetivo de ampliar la funcionalidad de la gestión de proyectos que incorpora el ERP Microsoft Dynamics365 Business Central.  Es un producto totalmente vivo y que va ampliando su funcionalidad a medida que vamos detectando nuevas necesidades y éstas se incorporan en los cambios de versión.  

Asimismo, si las nuevas versiones de BC incorporan una de las funcionalidades ya existentes OJOBS,  ésta se retira del módulo, ya que el objetivo de OLIVIA es usar lo máximo posible el estándar del ERP.  

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Funcionalidades

Alta de nuevas líneas idénticas a partir de una existente, pero modificando la periodicidad

¿Cuántas veces en un proyecto nos encontramos con la situación que una misma persona/recurso de hacer una tarea con periodicidad Diaria, quincenal, Semanal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual?  ¿Cuántos hitos del mismo importe debemos facturar en un proyecto de forma periódica? ¿O comprar un producto? 

Esta funcionalidad nos permite que, de una manera fácil, podamos planificar a tan largo plazo cómo necesitemos estas tareas de forma repetitiva, ya sean para facturar (recurrencia de facturación), comprar o realizar el servicio. 

De hecho, la podemos usar para generar toda la planificación a partir de una tarea ya creada, y luego sólo modificarla si cambia el importe o el precio o el recurso, etc. 

Asignar automáticamente al cliente a los proyecto

Según la actividad de nuestra compañía, puede ser que realiceamos muchos proyectos para un cliente concreto (y quizás le facturemos a él), aunque en ocasiones puede suceder que terminemos emitiendo la factura a otro cliente/empresa. Sólo a través de las dimensiones es posible gestionar y tener la información para este cliente.  

Actualmente, en la funcionalidad de Gestión de Proyectos de BC, sólo podemos indicar a qué cliente vamos a facturar, y quizás según cual sea nuestra actividad, puede que realicemos  proyectos en los que tenemos que facturar a una empresa central, un distribuidor, etc. pero que realmente la ejecución del propio proyecto se hace en un cliente (al que incluso le hemos podido realizar otros proyectos siendo él el cliente de facturación), no tenemos opción de consultar qué proyecto hemos hecho o estamos haciendo para él,  ya que a veces los tendremos asociados a su código de cliente directamente pero en otras lo estará al cliente a quien realmente hemos facturado. 

Para resolver esta situación y para poder gestionarlo no sólo en la Gestión de Proyectos sino en el resto de funcionalidades de Business central, se debe utilizar una dimensión donde indicaremos cuál es el cliente en el que se está haciendo el proyecto independientemente a quién se le facture. 

Esta funcionalidad nos permitirá crear automáticamente el código de cliente en el que realizamos los proyectos como dimensión, de manera que lo podremos asociar a todos sus proyectos. 

Gestión de referencias de artículos (antes referencias cruzadas) en los Proyectos

Se ha añadido en las líneas de planificación de tipo producto de los proyectos, la gestión de referencias de artículos tanto de cliente como del proveedor, de manera que podremos facturar y comprar usándolas de la misma manera que lo podemos hacer en las circuitos directos de venta y compras. 

Trazar información del proyecto y de la tarea en la línea de planificación del proyecto para gestionar directamente las planificaciones.

A menudo cuando consultamos directamente las líneas de planificación desde el proyecto, no tenemos a mano información importante que nos permite gestionarla, es por ello, que hemos trazado información del proyecto o tareas en las planificaciones asociadas tales como: 

  • Descripción del proyecto 
  • Código y descripción del cliente 
  • Descripción de la tarea 

Esto nos va a permitir añadir en el “Rol Center” de Jefe de Proyectos, un acceso directo a todas las líneas de planificación de todos los proyectos de manera que mediante los filtros, podamos por ejemplo, gestionar necesidad como: 

  • Qué tareas asignadas a recursos tengo previstas hacer en un rango de fechas y ver si todas están asignadas y en caso negativo, hacerlo y en caso positivo modificarlo (si fuese necesario). 
  • Qué tareas tengo asignadas a un determinado recurso en un rango de fechas.  
  • Qué necesidades de productos tengo en un rango de fechas. 
  • Qué tareas tengo previstas de facturar en un rango de fechas fechas. 
  • Etc. 
Envío de e-mails a los responsables y recursos relacionados en las tareas planificadas de los proyectos cuando no son de nuestra organización.

Se ha integrado la Gestión del Proyecto con los contactos del módulo CRM de BC, de manera que podemos asignar a las planificaciones qué contactos tenemos relacionados, sean de dentro o fuera de nuestra organización, y de este modo poder gestionar mejor dos momentos importantes de los proyectos: 

  • Gestión de la facturación de las tareas: 
    • Un correo a los contactos responsables, para que nos proporcionen la información necesaria para llevar a cabo la facturación así como nos den su visto bueno. 
    • Y otro, en el mismo momento, a las personas no responsables para informar de la situación de la tarea en curso. 
  •  Finalización de la tarea: 
    • Cuando una tarea se dé por terminada, se marcará como tal y así podremos enviar un nuevo correo a todos los contactos asociados para tenerlos informados. 
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