Desde la implantación, en julio del 2017, de la normativa del Suministro Inmediato de Información (SII) , las empresas obligatoriamente deben remitir la información pertinente de las facturas emitidas / recibidas en un plazo máximo de cuatro días por vía telemática a la AEAT.

Olivia, desde la fecha, ofrece a sus clientes el módulo SII para la integración de este requerimiento con Microsoft Dynamics NAV, a fin de alinear el software ERP con las normativas legales. El funcionamiento del programa se adaptó a la nueva normativa, estableciendo un contacto directo de Navision con la AEAT para el envío de información y recepción del feedback generado por parte de la Agencia Tributaria. Gracias al contacto directo, es posible consultar también en todo momento cual es el estado del envío, recepción y aceptación de la información enviada a la AEAT.

Gracias a la experiencia de nuestros clientes trabajando con el módulo, hemos incorporado dos nuevas funcionalidades, para automatizar su actividad y despreocuparte del SII a fin de no dedicar tiempo a tareas que no aportan valor añadido:

  • Recolección diaria de datos, más el envío de documentos a Hacienda en modo automático
  • Exclusión del envío de abonos de ventas / compras con importe 0

Si trabajas con una versión igual o superior a 2009 R2 de Microsoft Dynamics NAV podemos ayudarte a cumplir con la normativa de una manera más sencilla e integrada con tu ERP.

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La mayoría de las implementaciones de ERP exitosas son dirigidas por un líder de proyecto interno ejecutivo. Este es el ejecutivo que recibirá la mayoría de los beneficios del programa cuando el nuevo sistema esté en funcionamiento. Como mínimo, este ejecutivo debe patrocinar el caso de negocio, obtener la aprobación para proceder, monitorear el progreso, presidir el comité directivo, eliminar los bloqueos internos y captar los beneficios. Con la excepción de los proyectos internos de TI, como las actualizaciones de infraestructura o la implementación de ITIL, el CIO NO debe liderar estos proyectos.

El CIO trabaja en estrecha colaboración con el líder de proyecto interno ejecutivo para garantizar que se preste la debida atención a la integración con los sistemas existentes, la migración de datos y las actualizaciones de infraestructura. El CIO también debe asesorar al líder de proyecto interno sobre los desafíos que enfrentan todos los programas principales y debe ayudar al líder de proyecto interno a seleccionar una empresa especializada en implementaciones de ERP. Una empresa de este tipo debería aportar conocimientos y experiencia especializados en los procesos de negocio con el sistema de planificación de los recursos institucionales seleccionado. La empresa de implementación debe convertirse en asesor del líder de proyecto interno.

El líder de proyecto interno también debe ser asesorado por un ejecutivo de gestión del cambio de la organización. Una implementación de ERP resultará en nuevos procesos de negocio, roles, interfaces de usuario y responsabilidades de trabajo. La gestión del cambio en la organización puede ayudar a todas las personas de la empresa a comprender el impacto que tendrá el ERP tanto en la organización como en los individuos. En la mayoría de los casos, una empresa de gestión del cambio en la organización, en lugar de un ejecutivo interno, proporciona este apoyo.

Los informes al equipo ejecutivo del programa deben estar a cargo de un gerente de proyecto de negocios y un gerente de proyecto de TI. Si la empresa ha contratado a una empresa de integración de ERP o a un especialista en gestión del cambio en la organización, sus gerentes de proyecto deben formar parte del equipo central de gestión del programa.

Implementación de ERP: Los 5 pasos principales

La mayoría de los profesionales de la planificación de los recursos utilizan alguna versión de los pasos que se indican a continuación para estructurar su aplicación de la planificación de los recursos:

1. Obtener la aprobación

El primer paso es obtener la aprobación formal para invertir dinero y dirigir al personal para implementar el ERP. El líder del proyecto interno supervisa la creación de cualquier documentación necesaria para la aprobación. Este documento típicamente incluye lo siguiente:

· Definición del problema
· Descripción de los objetivos y alcance del programa
· Suposiciones
· Costos de implementación
· Calendario de implementación
· Riesgos de desarrollo y operativos
· Beneficios proyectados

Una vez que se haya completado el estudio de viabilidad, el grupo apropiado de altos ejecutivos debe autorizar la implementación de la planificación de los recursos.

2. Planificar el programa

El cronograma de alto nivel creado para el documento inicial debe ser refinado en un plan de trabajo más completo. Los siguientes pasos deben ser completados:

  • Finalizar a los miembros del equipo. Las personas clave internas deben ser identificadas por su nombre. El resto del personal necesario debe identificarse por función. Es necesario seleccionar socios externos. Los socios típicos incluyen: Especialistas en implementación de ERP, especialistas en gestión del cambio organizacional y especialistas técnicos.
  • Contratos completos. Los contratos para nuevos programas informáticos, tecnología y servicios deben ser finalizados.
  • Planificar las actualizaciones de la infraestructura. Los sistemas ERP locales a menudo requieren procesadores más rápidos, almacenamiento adicional y comunicaciones mejoradas. Algunas organizaciones pueden minimizar las actualizaciones de infraestructura utilizando un ERP en nube. Pero incluso los ERP en nube pueden requerir actualizaciones de infraestructura.
  • Crear un plan de trabajo y un cronograma. Las tareas, las dependencias, los recursos y el calendario deben ser lo más específicos posible.

3. Configurar el software.

Esta es la fase más grande y difícil. Los pasos principales incluyen:

  • Analizar los vacíos. La comprensión de los vacíos en los procesos de negocio actuales y en las aplicaciones de soporte ayuda al equipo de proyecto a determinar cómo cambiar los procesos de negocio para ajustarse al software.
  • Configurar los parámetros. Los parámetros en el software ERP se establecen para reflejar los nuevos procesos de negocio.
  • Completar la programación requerida. Idealmente, no se necesitan cambios para el software ERP. Sin embargo, es posible que se requiera cierta programación para las interfaces con otros sistemas o para la migración de datos.
  • Migración de datos. El equipo estandariza las definiciones de los datos y examina los archivos existentes en cuanto a la integridad, calidad y redundancia de los datos. Finalmente, los datos existentes se limpian y se migran al nuevo ERP.
  • Sistema de pruebas. El sistema ha sido probado para garantizar que ofrece la funcionalidad necesaria y la capacidad de respuesta requerida.
  • Sistema de documentación. Se crea la documentación funcional y técnica necesaria. Normalmente, el proveedor tiene documentación que se puede adaptar a los estándares de la empresa.
  • Actualizar la infraestructura. Complete las actualizaciones necesarias.

4. Desplegar el sistema

Antes del corte final cuando el nuevo sistema está en producción, se deben completar múltiples actividades. Estos incluyen:

  • Capacitar al personal. Todo el personal debe estar capacitado para operar el sistema y se le deben otorgar derechos de acceso.
  • Soporte del plan. Se necesitará un equipo de apoyo para responder a las preguntas y resolver los problemas una vez que el sistema de planificación de los recursos institucionales esté en funcionamiento.
  • Probar el sistema. El nuevo sistema debe ser probado a fondo para asegurar que sea seguro, responda y ofrezca la funcionalidad descrita en el caso de negocio.
  • Tomar la decisión de «Go live». Una vez que el líder del proyecto interno esté seguro de que el nuevo ERP está listo, la empresa necesita cambiar del sistema antiguo al nuevo.

5. Estabilizar el sistema

Después de la implementación del ERP, la mayoría de las organizaciones experimentan un descenso en el rendimiento empresarial a medida que el personal aprende nuevos roles, herramientas, procesos de negocio y métricas. Además, la limpieza deficiente de los datos y los cuellos de botella en la infraestructura causarán interrupciones. Todos ellos imponen una burbuja de carga de trabajo en el equipo de implementación y soporte de ERP.

¿Cuáles son los costes ocultos del ERP?

Los cuatro factores que comúnmente se subestiman durante la planificación del proyecto incluyen:

  • Cambio de proceso empresarial. La mayoría de las personas se contentan con trabajar en el entorno actual, a menos que sean analistas de sistemas o hayan trabajado para una empresa diferente con mejores sistemas. Una vez que los equipos ven los resultados de sus mejoras, la mayoría se sienten empoderados y buscan mejoras adicionales. El éxito engendra éxito, a menudo consumiendo más tiempo del presupuestado originalmente.
  • Gestión del cambio en la organización. Aunque las mejoras en los procesos hacen que las empresas sean más eficientes y efectivas, el cambio crea incertidumbre en todos los niveles de la organización. Un programa formal de gestión del cambio en la organización tranquiliza al personal y le ayuda a aceptar los cambios. Dado que muchos ejecutivos no están familiarizados con los matices de la gestión del cambio organizacional, el esfuerzo es fácilmente subestimado.
  • Migración de datos. Antes de la implementación de un ERP, las empresas suelen tener bases de datos superpuestas y reglas de edición débiles. La edición más estricta que requiere un sistema ERP aumenta el tiempo de migración de datos. El tiempo requerido es fácil de subestimar, particularmente si no se pueden identificar todas las fuentes de datos.
  • Código personalizado. Aunque las empresas han personalizado los ERP durante años, sigue siendo una mala práctica. La personalización aumenta significativamente el costo de implementación a medida que los usuarios demandan características adicionales. Anula la garantía; los problemas reportados al vendedor deben ser reproducidos en un software no modificado. Hace que las actualizaciones sean difíciles; el código personalizado normalmente requiere cambios cada vez que el proveedor emite una nueva versión. Por último, la mayoría de las empresas subestiman el costo; incluso las empresas que estiman el costo inicial rara vez incluyen el costo de migrar a nuevas versiones.

Por qué fracasan los proyectos ERP

Los proyectos de ERP fracasan por muchas de las mismas razones por las que fracasan otros proyectos. La causa más común es un líder de proyecto interno ineficaz que no puede imponer respeto en toda la organización, no está interesado en el proyecto o se distrae con otras responsabilidades. Otras maneras de fracasar incluyen objetivos de programa mal definidos, gestión de proyectos deficiente, recursos inadecuados y limpieza de datos deficiente.

Hay varias causas de fracaso que están estrechamente ligadas a los ERPs. Específicamente:

  • Selección de paquetes inapropiada. Los ERPs son muy complejos con muchas opciones. Muchas empresas creen que un ERP de Nivel I es, por definición, «el mejor» para cada empresa. En realidad, sólo las empresas muy grandes y globales utilizarán más de un pequeño porcentaje de la funcionalidad disponible en un ERP de Nivel I. Las empresas que no son lo suficientemente complejas como para justificar el nivel I, pueden verse retrasadas por la sobrecarga de funciones. Por el contrario, las empresas grandes y globales pueden encontrar que los ERPs de Nivel II o Nivel III carecen de las características suficientes para operaciones complejas y globales.
  • Resistencia interna. Aunque cualquier programa nuevo puede generar resistencia, esto es más común con los ERPs. Las dependencias institucionales remotas suelen considerar la normalización financiera o de otro tipo impuesta por un sistema de planificación de los recursos institucionales como un esfuerzo de la sede por aumentar el control sobre el terreno. Incluso con una campaña activa para explicar los beneficios del nuevo sistema, no es raro encontrar personas en el campo que ralentizan la implementación tanto como sea posible.

En Olivia podemos ayudarte en la implementación ya sea en una implantación nueva, una migración o un cambio de partner con el que no te entiendes.

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El software de planificación de recursos empresariales (ERP) estandariza, racionaliza e integra los procesos empresariales en todos los departamentos de finanzas, recursos humanos, adquisiciones, distribución y otros.

Cada organización gestiona a las personas, compra productos y servicios, vende (o regala) algo y administra el dinero. La forma en que se maneja cada actividad variará, pero cada empresa realiza estas funciones básicas. En la mayoría de los casos, es más efectivo manejar estos procesos a través de una plataforma de software integrada que a través de múltiples aplicaciones nunca diseñadas para trabajar juntas. Ahí es donde entran en juego los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Con esta filosofía Microsoft proporciona una tecnología integrada One Microsoft.

Si bien los ERPs fueron diseñados originalmente para empresas manufactureras, se han expandido a las empreses de servicios, distribución, etc. Cada una de las industrias tiene sus propias peculiaridades. Hay ciertos procesos comunes entre todas las empresas aunque muchos directivos piensen que su empresa necesita un proyecto muy personalizado. Cada vez más, las empresas intentan racionalizar los procesos internos para abaratar el proyecto de implantación acercándose a la funcionalidad estándar del software. Una buena ocasión para racionalizar actividades que se han realizado históricamente de una manera porque se ha ido arrastrando la manera de trabajar durante los años sin preguntarse por qué verdaderamente no se puede cambiar. La gestión del cambio es otro factor importante en estos casos.

¿Qué es un ERP?

ERP es un software que estandariza, racionaliza e integra los procesos de negocio en los departamentos de finanzas, recursos humanos, compras, distribución y otros departamentos. Por lo general, los sistemas ERP funcionan en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que funcionan en una sola base de datos.

Historia del ERP

En 1990, Gartner creó el término ERP para describir la evolución de la planificación de necesidades de materiales (MRP) y la planificación de recursos de fabricación (MRP II) a medida que se expandían más allá de la fabricación a otras partes de la empresa, normalmente finanzas y recursos humanos.

Los sistemas ERP evolucionaron rápidamente durante los años noventa en respuesta al efecto 2000 y a la introducción del euro. La mayoría de las empresas consideraban que el efecto 2000 y el euro eran el coste de hacer negocios, y los sistemas de planificación de los recursos institucionales constituían una forma rentable de sustituir múltiples sistemas antiguos por un paquete normalizado que también podía abordar estas cuestiones. En el caso de Microsoft, en 2002 adquirió Navision, que se convirtió en Microsoft Dynamics NAV. Actualmente es denominado Dynamics 365 Business Central.

¿Para qué sirve un sistema ERP?

Los sistemas ERP mejoran la eficiencia y la eficacia de la empresa mediante:

  • Integración de la información financiera. Sin un sistema integrado, los departamentos individuales, tales como finanzas, ventas, etc., necesitan depender de sistemas separados, cada uno de los cuales probablemente tendrá diferentes números de ingresos y gastos. El personal de todos los niveles termina perdiendo el tiempo reconciliando números en lugar de discutir cómo mejorar la empresa.
  • Integración de pedidos. Un ERP coordina la toma de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución. Esto es mucho más simple y menos propenso a errores con un solo sistema que con una serie de sistemas separados para cada paso del proceso.
  • Proporcionar información de la información de los clientes. La mayoría de los ERPs incluyen herramientas CRM de gestión de relaciones con el cliente para realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes. La combinación de estas interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, solicitudes de servicio, etc., proporciona información sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes.
  • Estandarizar y acelerar la fabricación. Las empresas a menudo encuentran que múltiples unidades de negocio hacen funciones similares utilizando diferentes métodos y sistemas informáticos. Los sistemas ERP pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte. Esta estandarización ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce el número de personas.
  • Estandarización del aprovisionamiento. A falta de un sistema de aprovisionamiento integrado, el análisis y el seguimiento de las compras en toda la empresa es todo un reto. Las grandes empresas a menudo encuentran que diferentes unidades de negocio compran el mismo producto pero no reciben el beneficio de los descuentos por volumen. Las herramientas de adquisición de ERP permiten a los equipos de compra negociar con los proveedores identificando a los proveedores, productos y servicios más utilizados.
  • Facilitar la presentación de informes gubernamentales. Los sistemas ERP pueden mejorar en gran medida la capacidad de una organización para presentar los informes necesarios para las normativas gubernamentales, en toda la cadena de suministro, finanzas y recursos humanos.

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas ERP?

Un ERP mejora el rendimiento del negocio de varias maneras. Específicamente:

  • Eficiencia interna. Los sistemas ERP que funcionan correctamente permiten a las empresas reducir el tiempo necesario para completar prácticamente todos los procesos empresariales.
  • Mejor toma de decisiones. Los ERPs promueven la colaboración a través de datos compartidos organizados en torno a definiciones de datos comunes. Los datos compartidos eliminan el tiempo perdido discutiendo sobre la calidad de los datos y permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
  • Mayor agilidad. La estandarización y la simplificación resultan en menos estructuras rígidas. Esto crea una empresa más ágil que puede adaptarse rápidamente mientras aumenta el potencial de colaboración.
  • Seguridad mejorada. Aunque una base de datos centralizada con datos empresariales es un objetivo importante, es más fácil de proteger que los datos que se encuentran dispersos en cientos de servidores en armarios o bajo escritorios. Es particularmente difícil, si el equipo de seguridad no es consciente del servidor o si contiene datos corporativos.

4 características clave de los sistemas ERP

La escala, el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP varían ampliamente. Sin embargo, la mayoría de los programas de ERP tienen las siguientes características:

  1. Integración en toda la empresa. Los procesos de negocio se integran de extremo a extremo entre departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, una nueva orden inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez que la orden es enviada, la factura es enviada.
  2. Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real). Dado que los procesos del ejemplo anterior se producen a los pocos segundos de la recepción del pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que da al vendedor más tiempo para corregir la situación.
  3. Una base de datos común. Una base de datos común fue una de las ventajas iniciales del ERP. Permite que los datos se definan una vez para la empresa con cada departamento utilizando la misma definición. Los distintos departamentos tenían que ajustarse ahora a las normas de datos aprobadas y a las reglas de edición. Mientras que algunos ERP siguen dependiendo de una sola base de datos, otros han dividido la base de datos física para mejorar el rendimiento.
  4. Apariencia y tacto consistentes. Los primeros proveedores de ERP se dieron cuenta de que el software con una interfaz de usuario coherente reduce los costes de formación y parece más profesional. Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, a veces se abandona el aspecto común en favor de la velocidad de lanzamiento al mercado. A medida que las nuevas versiones entran en el mercado, la mayoría de los proveedores de ERP restauran la interfaz de usuario consistente. Gracias a utilizar tecnología Microsoft, en todas las herramientas que el trabajador utiliza mantiene el mismo look & feel y usabilidad. Eso facilita el aprendizaje y adopción por parte del persona.

El Cloud ERP se está volviendo cada vez más popular, pero no todos los ERPs en nube funcionan de la misma manera. Hay dos tipos principales:

  1. ERP como servicio. Con estos ERPs, todos los clientes operan sobre la misma base de código y no tienen acceso al código fuente. Los usuarios pueden configurar pero no personalizar el código. Diríamos que sería el modelo Business Central Cloud.
  2. ERP en una nube de IaaaS. Las empresas que dependen del código personalizado en su ERP no pueden utilizarlo como un servicio. Si desean operar en la nube, la única opción es trasladarse a un proveedor de IaaS, que traslada sus servidores a una ubicación diferente. Diríamos que es la opción Business Central On Premise.

Para la mayoría de las empresas, el ERP como servicio ofrece tres ventajas: El coste inicial es menor, las actualizaciones a nuevas versiones son más fáciles, y los ejecutivos reticentes no pueden presionar a la organización para que escriba código personalizado para su organización.

Si quieres más información, estaremos encantados de asesorarte para decidir lo más conveniente para tu empresa

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Una de las partes más importantes de una migración es hacer que los datos actuales lleguen al nuevo sistema de la manera más eficiente posible. Para ello, la preparación es la clave: cuanto más hagas, más probabilidades tendrás de tener éxito. Si trabajas actualmente con Microsoft Dynamics NAV y estás en una fase de migración a la nueva versión del ERP, a continuación encontrarás algunos consejos para ayudarte a prepararte para la migración de datos a Dynamics 365 Business Central.

¿Cuántos datos necesitas migrar?

Lo primero que hay que determinar es qué tablas son las más importantes y cuántos registros de cada una necesitan ser transferidos. ¿Tienes una lista extensa de tablas con un gran número de registros que necesitan ser transferidos? ¿O es en su mayoría sólo lo básico con un pequeño número de registros?

El manejo de los datos es clave. Los datos cuestan dinero de mantener y retener datos históricos de bajo valor puede tener un impacto negativo en su negocio.

¿Están limpios los datos?

La migración a un nuevo sistema es una gran oportunidad para evaluar la limpieza de tus datos. ¿Hay muchos duplicados? ¿Está desactualizada la información? ¿Hay datos obsoletos?

Si tienes duplicados, determina lo que constituye un duplicado en cada tabla y anota las tablas asociadas afectadas. Además, anota cuántos duplicados tiene. Si el número es pequeño, los duplicados pueden ser manejados por la funcionalidad de fusión incorporada de Dynamics 365. Si hay muchos duplicados, una herramienta de terceros puede ser la mejor.

Si piensas que los datos necesitan una limpieza, necesitas determinar si sería mejor hacerlo mientras los datos están todavía en el sistema antiguo o esperar hasta que estén en el nuevo sistema.

¿Cómo funcionará la seguridad?

Ahora es el momento de determinar cómo va a funcionar la seguridad en el nuevo sistema. Si todo va a ser propiedad de un solo equipo, documenta el nombre de este equipo. Sin embargo, es más probable que necesites una matriz de seguridad. Esto proporcionaría un mapeo entre la forma en que los datos son propiedad del sistema antiguo y la forma en que serán propiedad de los datos en el nuevo sistema.

Otra cosa a considerar es cómo manejar a los ex-empleados y su propiedad de los registros. Puedes abordar esta cuestión de dos maneras. La primera opción es asignar todos los empleados anteriores a un usuario genérico en el nuevo sistema. Este método es simple, pero la desventaja es que perderás información antigua. Para limitar la pérdida de estos datos, crea un campo de texto para mantener el nombre del empleado anterior en el nuevo sistema.

Otra forma de manejar los registros de ex-empleados es crear todos los empleados anteriores en el nuevo sistema y luego deshabilitarlos una vez que se haya completado la migración. Esto preservará la información, pero tiene implicaciones de licencia y puede llevar mucho tiempo crear a los ex-empleados.

¿Qué campos se transferirán?

En este momento, debes crear tu documentación de migración, mapeos de datos, etc.

Conclusión

Para que una migración sea exitosa, gran parte del mérito es el correcto trato de los datos. Muchas de las migraciones se encallan en este tema o elevan su coste por una mala gestión de los datos a migrar. Asegúrate que tu partner tenga un plan específico sobre este tema para trabajar codo a codo con vosotros.