Nuevo módulo de contratos de compra en Document Capture

El módulo de Contratos de Compra de Document Capture  te permite gestionar y hacer un seguimiento de los contratos de compra, las suscripciones y otros costes recurrentes de tu organización. Permite a los administradores tener todos esos contratos y costes reunidos en un solo lugar, lo que les proporciona una excelente visión de conjunto que les facilita la comparación con proveedores alternativos y la determinación de si, por ejemplo, se pueden consolidar varios contratos separados en uno solo para reducir el coste global. En general, el módulo facilita la facturación correcta en todos los casos, lo que suele ahorrar tiempo y dinero.

Todos los contratos pueden revisarse fácilmente y de forma recurrente, para que siempre esté al tanto de si deben renovarse, modificarse o cancelarse. Al simplificar la asignación de diferentes revisores a distintos contratos, el módulo te permite repartir la carga de trabajo al tiempo que agiliza el proceso, e incluso puede hacer que los documentos de compra y los gastos se aprueben automáticamente vinculándolos a un contrato de compra. De este modo, tu organización puede ahorrar horas y horas de trabajo manual y molestias, liberando así grandes cantidades de tiempo y recursos para dedicarlos a otras tareas importantes.

El módulo está construido en torno a cuatro componentes principales:

  • La página de resumen de los contratos de compra, que proporciona tanto a los administradores como a los revisores toda la información relevante
  • Funcionalidad de revisión fácil de usar, que incluye:
    • Nuevas capacidades de revisión de contratos de compra en el Portal de Aprobación Web de Continia
    • Una serie de Cuestiones del Centro de Funciones de fácil acceso para facilitar aún más a los administradores y revisores la navegación por el proceso
  • Aprobación automática de los documentos de compra vinculados a los contratos de compra, incluida la opción de establecer tolerancias de importe
  • Un archivo completo que permite ver el historial de cualquier contrato de compra con fines estadísticos o de otro tipo

El módulo funciona con Continia Document Capture y Continia Expense Management y puede incluir documentos de compra (facturas y abonos) y/o gastos, cada uno de los cuales puede vincularse a un contrato de compra. La lista de diferentes tipos de contratos y suscripciones que puede gestionar favorablemente utilizando el módulo es prácticamente interminable. Incluye, pero no se limita a lo siguiente:

  • Arrendamiento de oficinas
  • Licencias de software
  • Seguros
  • Servicios de teléfono e Internet
  • Copia de seguridad del servidor
  • Servicios de gestión de instalaciones, como catering, limpieza y mantenimiento de plantas interiores
  • Alquiler de coches
  • Periódicos y revistas comerciales

Si quieres ver un demo, te facilitamos la parte del Webinar de novedades de la nueva versión donde habla de los contratos de compra.

Y si quieres más información, ponte en contacto con nosotros para que te configuremos el nuevo módulo de Document Capture o te ayudemos a empezar a trabajar con Document Capture en tu Business Central para esta funcionalidad y muchas más.

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Segundo segmento en avanzar en la carrera de las ayudas de Kit Digital

Hoy a las 11:00 se abrirá la 2ª convocatoria de ayudas destinadas a la digitalización de pequeñas empresas de entre 3 y menos de 10 empleados (segmento II) que se enmarca en el “Plan de Digitalización de las PYMEs 2021-2025”. El Plan es el instrumento fundamental para el desarrollo de los fondos europeos de recuperación “Next Generation EU”, y una de las principales actuaciones o proyectos es el conocido “Kit Digital”, del que ahora se abre para empresas que cuentan con una plantilla media entre 3 y 10 empleados.

Nota: El número de empleados se calculará teniendo en cuenta los datos de trabajadores existentes en el Régimen General de la Seguridad Social y en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, correspondiente a los últimos 12 meses anteriores a la fecha de solicitud de la ayuda.

Esta segunda convocatoria, cuenta con un presupuesto de 3.067 millones de euros y tiene por objetivo fomentar la digitalización de las pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo, dotándolas de un bono de 6.000€ por empresa.

Si traducimos el valor económico de la convocatoria en el número de proyectos o empresas que se podrán beneficiar, en un cálculo simple, vemos que esto supone repartir 511.167 bonos que es una ayuda fundamental, y me atrevo a decir que clave, en un momento en el que la situación económica, vuelve a poner en serias dificultades a nuestras empresas.

 

¿Cómo se realizará la adjudicación de las ayudas?

Se adjudicarán de igual forma que en la primera convocatoria, por lo que se conoce como concurrencia no competitiva, es decir, que se otorgarán por orden de llegada de las solicitudes y en disposición del crédito suficiente, así que, cuanto antes se registre la petición, mayores son las posibilidades de estar entre los elegidos.

Esta solicitud puedes presentarla con o sin ayuda de un agente digitalizador, pero no dejes de hablar con tu proveedor de confianza, ya que seguro podrá ayudarte en la tramitación de forma rápida y sin coste.

¿Qué debo hacer para solicitar mi Kit Digital?

  1. Lo primero que debes hacer es darte de alta cómo empresa que está interesada en obtener la ayuda de Kit digital en este enlace: https://www.acelerapyme.gob.es/user/login
  1. Una vez tus datos hayan sido validados recibirás el enlace que te permitirá hacer las 3 pruebas para obtener el indicador de madurez digital y ciberseguridad de tu empresa. La realización de estas Pruebas te ocupará 1 hora aprox.
  1. Ahora deberás tener descargada la última versión de la aplicación de AutoFirma, ya que sino no podrás firmar la solicitud.
  1. Las bases y el resto de información que te ayudarán en el proceso de solicitud están ya disponibles en https://sede.red.goes/es/procedimientos/convocatoria-de-ayudas-destinadas-la-digitalizacion-de-empresas-del-segmento-ii
  1. Los importes máximos de ayuda por Categoría de Soluciones de Digitalización, así como la duración que debe mantener la prestación del servicio, en función del Segmento II:

*Siendo X el número de empleados, según lo dispuesto en el artículo 7 de las Bases Reguladoras

  1. Las solicitudes se presentarán sólo de forma electrónica.
  • Soporte Funcional de la Convocatoria (Horario de Lunes a Viernes 9:00 – 18:00)

Telf: 900 909 001 | Email: info@acelerapyme.gob.es

  • Soporte Técnico de la Sede Electrónica de Red.es. (De lunes a viernes de 9:00 a 18:00h.)

Teléfono: 901 904 060/919 343 677 | Email: soporte.sede@red.es

Si estás pensando en presentar tu solicitud, ¡no lo dudes! Todo el proceso te llevará máximo 2 horas, pero es un proceso sencillo que te permitirá avanzar de forma clara en reforzar tu empresa en estrategias digitales, que seguro te harán más competitivo y eficiente en tu gestión.

Si te puedo ayudar en algo, tanto yo, como todo el equipo que integramos OLIVIA estamos aquí para ayudarte en tus retos ERP, CRM y Power BI.

 

Raquel Casellas

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3 razones para no retrasar tu migración a la nube

El «paisaje tecnológico cambiante» se ha convertido en un tópico común cuando se habla de la nube. Entendemos el por qué: ayuda a contextualizar la interrupción y el avance que estamos experimentando. Pero sabes tan bien como nosotros que este «cambio» se ha producido. Las soluciones e infraestructuras locales sobre las que construiste tu negocio, aunque en su día fueron punteras, son ahora menos adaptables, menos útiles y menos seguras cada día.

La elasticidad, la escalabilidad y la accesibilidad nunca han sido más importantes, especialmente a medida que las nuevas interrupciones continúan poniendo a prueba a las organizaciones, las soluciones y los procesos. Pasar a la nube debe ser una prioridad empresarial. Al igual que cualquier proyecto de gran envergadura, no debe realizarse de la noche a la mañana. Construye un plan, prepara tu organización y da pasos controlados.

Comienza por comprender el poder de Microsoft Dynamics 365 en la nube y los beneficios que ofrece. Desafía el pensamiento heredado y los conceptos erróneos dentro de tu organización sobre si tu planificación de recursos empresariales (ERP) o la gestión de relaciones con los clientes (CRM) locales pueden cumplir con las necesidades y expectativas futuras. No dejes que la nostalgia lo frene.

Lo que funcionaba ya no funciona

Lo primero, y más común, que dicen algunos empresarios es: «Lo que tenemos funciona bien». Esto puede ser especialmente cierto para los clientes en los espacios de finanzas y operaciones, aquellos que utilizan Navision u otras soluciones ERP locales.

La idea de cambiar o adoptar algo nuevo puede desencadenar esta reacción de «suficientemente bueno». El problema, por supuesto, es que el «suficientemente bueno» enmascara la complacencia, porque mantiene lo familiar. En las empresas, la complacencia suele ser la muerte de la innovación y el crecimiento. Aunque algunos líderes siguen insistiendo en que su solución local está haciendo el trabajo, cada vez está más claro que la competencia está utilizando la nube para acelerar el crecimiento.

Los clientes de Dynamics 365 están aprovechando las integraciones de datos, la funcionalidad lista para usar, además de las capacidades avanzadas de aprendizaje automático y análisis predictivo para optimizar los procesos heredados en tiempo real, superando, superando y ganando a sus compañeros locales.

 

Tus necesidades no son tan únicas como crees

Otro obstáculo para la migración es la idea de que las necesidades de tu organización son únicas. Esta afirmación es común entre las organizaciones locales cuyas soluciones han sido fuertemente personalizadas a lo largo de los años, a menudo atendiendo a necesidades empresariales específicas y puntuales.

La migración puede permitir a una organización eliminar la engorrosa personalización y sus gastos, infraestructura y procesos subyacentes. A menudo, lo que un cliente considera una situación «única» tiene menos que ver con las necesidades especializadas de un determinado entorno de TI y más con lo que se percibe como propietario y una comprensión limitada de lo que es posible en la nube.

Además, Microsoft se esfuerza por avanzar en sus soluciones en la nube y garantizar la agilidad y la adaptabilidad para satisfacer los requisitos empresariales modernos. Pasar a la nube no es una decisión fácil: se trata de grandes proyectos tecnológicos que requieren planificación y recursos. Aunque las personalizaciones añaden complejidad, estas modificaciones no deberían impedirte pasarte a la nube. La funcionalidad «out-of-the-box»; el código bajo, sin código; las extensiones de código; y las aplicaciones ISV a menudo eliminan la necesidad de tus personalizaciones heredadas.

Dynamics 365 ofrece flexibilidad y escalabilidad diseñadas para crecer con los negocios de los clientes, permitiéndoles gestionar sus organizaciones con datos unificados en tiempo real.

El aislamiento no garantiza la seguridad ni el cumplimiento de las normas

La conservación de los datos es una preocupación para la mayoría de las organizaciones. Las vulnerabilidades dentro de su infraestructura y procesos de TI pueden dejar los sistemas susceptibles a las amenazas externas y a la explotación. Debido a las menciones en los medios de comunicación, muchas organizaciones creen que la nube no es segura.

La solución impenetrable es un mito, impulsado por la idea errónea de que la mayoría de los ataques se originan en el exterior de una organización. Sin duda, las soluciones tradicionales de datos en las instalaciones han sido la piedra angular de las operaciones de TI de muchas empresas. Este pensamiento de cortafuegos nos sirvió durante un tiempo. Pero ya no. Las amenazas han cambiado. Las soluciones locales dependen de las políticas, la tecnología y el software existentes -que pueden o no estar actualizados-, junto con su personal de TI, que garantiza el mantenimiento de los últimos procesos y protocolos de seguridad.

Dentro de una solución moderna basada en la nube, los clientes pueden aprovechar un marco de seguridad de confianza cero. Zero Trust asume que las amenazas potenciales ya han «traspasado las puertas». Microsoft es proactivo en la verificación y reverificación de credenciales y autenticaciones para minimizar los riesgos y amenazas.

Considera que los sistemas basados en la nube tienen millones de programas diseñados para comprobar y actualizar los sistemas de los clientes, creando copias de seguridad y ajustándose a las condiciones actuales, mientras que las soluciones locales dependen del personal de TI para hacer esas cosas individualmente. Cuando se compara con la creciente sofisticación, velocidad, adaptabilidad y pura organización delictiva de los ciberataques, es casi imposible para cualquier empresa protegerse en un entorno aislado, no en la nube. Las soluciones en la nube de Microsoft proporcionan regularmente actualizaciones de cumplimiento, seguridad y gobernanza localizadas. Esto se traduce en una mayor eficiencia institucional y organizativa y en un ahorro de costes, lo que permite a sus equipos y al personal de TI centrarse en otros proyectos y prioridades estratégicas que se alinean con el crecimiento, dejando la «carga» de la seguridad a Microsoft.

La resistencia de tu empresa puede depender de cuándo y cómo adopte la funcionalidad de la nube

Migrar a la nube tiene sentido para la eficiencia y el crecimiento: el 62% de las empresas que han migrado a la nube informaron de un aumento en la satisfacción de los clientes. Migrar a la nube tiene sentido para la personalización y la adaptabilidad: las empresas que han hecho la transición a las soluciones en la nube informaron de un aumento del 44% en la velocidad de lanzamiento de nuevos productos debido a la utilidad y a las herramientas especializadas de las que disponen. La migración a la nube tiene sentido por la seguridad y la fiabilidad: las empresas que han hecho la transición a la nube informaron de una reducción del 60 por ciento en los incidentes de seguridad en comparación con sus soluciones locales.

Ten en cuenta que las ventajas de la nube sólo pueden aprovecharse plenamente mediante una migración exitosa, y Microsoft ha desarrollado las herramientas, los recursos y el apoyo de expertos para ayudar a las empresas a realizar el cambio de forma rápida, eficiente y rentable.

 

Conoce nuestra rompedora propuesta para una migración a la nube, Olivia Express.

 

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Subsanación ¿En qué consiste y cómo puedo subsanar la documentación que me solicitan en la convocatoria de KIT DIGITAL?

Llevamos meses esperando un cambio en el estado de nuestra solicitud a las ayudas de Kit Digital y recibimos un correo electrónico que nos informa que tenemos pendiente una subsanación…

¿Y ahora qué hago? ¿En qué consiste una subsanación?

La subsanación es una garantía que permite a los ciudadanos y/o empresas corregir aquellas deficiencias de las que adolece la solicitud al trámite presentado, otorgándoles un plazo adicional en el que se debe adjuntar aquella documentación requerida, que no hubiere sido aportada en nuestra solicitud inicial.

¿Qué debo hacer para subsanar lo que me solicitan?

Mi primera recomendación es que acudas a la guía que encontrarás en la web de RED.ES, te dejo el enlace directo: Ayuda al proceso de subsanación

Aquí se explica de forma detallada los pasos que deberás seguir, pero si esta información no te ha resultado útil y sigues teniendo dudas, te intento ayudar con algunos apuntes que te pueden ser de utilidad:

¿Cómo puedo saber que documentación exactamente tengo que presentar para subsanar?

En el documento que debes haber recibido te dicen 3 datos claves:

  1. Cuando acaba el período para presentar la subsanación.
  2. Nº del expediente a subsanar (dato que se te pedirá en el modelo de ratificación)
  3. La clave o código de la documentación que se deberá presentar.

Un número alto de subsanaciones requieren acreditar poderes del Representante voluntario, punto que no se ha podido hacer de oficio → en este caso es importante NO presentar nuevamente el mismo modelo unificado (aunque los datos sean muy similares), hay que presentar el Modelo de ratificación de representación voluntaria, y acompañar este de los poderes de la persona acreditada como representante voluntario en dicho anexo.

No olvides que todo deberá presentarse firmado electrónicamente y a través del mismo portal😉

¿Cómo debo presentar la subsanación?

Las subsanaciones sólo podrán ser presentadas electrónicamente.

En Olivia, son muchos los clientes a los que hemos tenido que acompañar en toda la tramitación, y debo reconocer, que es un proceso que no queda claro para muchas empresas. En general, las empresas no familiarizadas con estos procedimientos siguen viendo en la Administración a organismos “poco facilitadores” y es una pena, ya que a las pymes se les escapan muchas posibilidades de financiar proyectos por el tedioso proceso administrativo, y son muchas las que antes de empezar ya han tirado la toalla, lo que sin duda es una mala noticia para el avance de nuestras empresas.

Te dejo estos enlaces que puedes encontrar en la Sede electrónica de RED.ES, y ante dudas o preguntas:


Guías y documentos de ayuda:

 

Autora : Raquel Casellas – Account Manager en Olivia

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Las ventajas de alinear las ventas y el marketing

Los equipos que no están alineados tienen problemas de coordinación, operan con información separada y no alcanzan los objetivos porque sus métricas y datos son diferentes. Trabajar con soluciones separadas pone a ambos equipos en desventaja porque no están obteniendo la imagen completa del mercado. Esto hace que se pierdan oportunidades, se produzcan fallos de comunicación y se adopten estrategias ineficaces, todo esto afecta negativamente al crecimiento y buena entrada de leads por parte de la empresa.

El problema de los procesos separados

Muchos de los retos que dificultan el trabajo conjunto de los equipos de ventas y marketing son el resultado de procesos y sistemas aislados que impiden que cada equipo responda con éxito a lo que el otro equipo está trabajando. Algunas de las señales de que los procesos desconectados están frenando a sus equipos de ventas y marketing son:

 

  • Mala calidad de los leads

Es difícil para los equipos de ventas puntuar a los clientes potenciales con una visión incompleta de cómo se adquirió el cliente potencial o cómo ha respondido hasta el momento.

  • Visibilidad limitada de las conversiones de ventas

Los equipos de marketing no pueden modificar, replicar o adaptar las estrategias sin saber qué clientes potenciales generados han resultado en ventas.

  • Objetivos incoherentes

Los equipos de ventas y marketing con procesos separados tienen dificultades para trabajar juntos cuando sus objetivos difieren.

  • Vistas incompletas del proceso de ventas de principio a fin

Cuando el marketing sólo puede ver el principio del proceso de ventas, y las ventas sólo pueden ver el final, la colaboración para mejorar el proceso es un reto.

  • Objetivos de rendimiento contradictorios o desalineados

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) no son tan útiles si se basan en conjuntos de datos diferentes.

  • Grado de control sobre la marca

Los procesos y tecnologías separados dificultan la coherencia de la marca durante las interacciones con los clientes.

 

Estos retos limitan la eficacia y el potencial de logro de ambos equipos. La solución radica en eliminar los silos de datos y reunir las ventas y el marketing en una plataforma integrada. Agiliza y simplifica cada aspecto del proceso de ventas y marketing añadiendo Dynamics 365 for Marketing a tu cartera de ventas.

 

Beneficios de alinear las ventas y el marketing

Alinear tus equipos de ventas y de marketing produce poderosos resultados. Facilita la colaboración y optimiza el proceso de ventas de principio a fin reuniendo a tus equipos de ventas y marketing en una plataforma unificada y completa.

Coordina la participación de los clientes

Las comunicaciones redundantes o mal programadas de una organización son frustrantes e inoportunas para los clientes potenciales y los clientes.Lleva la web, el correo electrónico, las redes sociales y los eventos al siguiente nivel con la función Customer Journey. Planifica y ejecuta nuevas campañas con plantillas listas para usar y obtenga visibilidad en tiempo real de las actividades de los clientes potenciales.

Crea programas de nurture personalizados para que las ventas y el marketing tengan un conocimiento compartido del recorrido del comprador y de cómo esos recorridos difieren entre segmentos y personas. Utiliza esta información exhaustiva para ofrecer un compromiso oportuno y relevante con el cliente que se adapte a cada cliente potencial, aumentando la probabilidad de venta.

 

Mejorar la orientación y la priorización de los clientes potenciales

El marketing por lotes ya no es una técnica eficaz. Los correos electrónicos genéricos y no solicitados suelen provocar la cancelación de suscripciones y la pérdida de oportunidades, y las nuevas normativas pueden dar lugar a sanciones por este tipo de marketing.

Modernice su enfoque y llévelo al siguiente nivel mediante la entrega de contenido personalizado y dinámico a los clientes utilizando Ventas y Marketing. Con un conocimiento demográfico y de comportamiento detallado de los contactos, los equipos de ventas y marketing tienen una visión integrada de quiénes son sus clientes potenciales y qué les interesa.

Una solución unificada te permite realizar un seguimiento de los programas de marketing (como la web, el correo electrónico, las redes sociales y los anuncios) y las actividades de ventas (como los eventos, las llamadas y las reuniones) en una base de datos compartida. Y la segmentación de listas te permite filtrar los contactos en función de cualquier atributo o comportamiento asociado a esos contactos, lo que le permite dirigirse a esos segmentos específicos con contenido personalizado.

 

Obtén más clientes potenciales e ingresos atribuidos al marketing

Los equipos de marketing y de ventas trabajan en conjunto para entregar prospectos y convertirlos en ingresos. La forma en que se atribuyen los ingresos varía de una organización a otra, pero la tecnología adecuada aclara el camino que va del cliente potencial a la venta.

Mediante un sofisticado seguimiento web, Marketing recopila todos los datos de los clientes potenciales en registros de contactos para presentar una imagen completa del historial de participación de los contactos. Obtén información sobre todos los pasos que han dado lugar a ingresos y sobre las actividades que han movido el contador a lo largo del camino.

 

Optimiza tu inversión en marketing

Alinea tus equipos de ventas y marketing con una colección integrada de herramientas que permiten gestionar y mejorar cada paso del recorrido del cliente. Fomenta y consigue más clientes potenciales listos para la venta, automatice el marketing y la divulgación, y colabora utilizando las herramientas integradas de Microsoft 365. Tanto si tus inversiones son nuevos productos, nuevos lanzamientos al mercado, campañas basadas en contenidos, grandes ferias o eventos, o encuestas a clientes, Dynamics 365 for Marketing tiene las características que necesitas.

 

 

 

 

 

 

 

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Adáptate a la Ley Crea y Crece – Facturación electrónica en Business Central

El Congreso de los Diputados decide hoy si aprueba el dictamen del proyecto de ley de creación y crecimiento de empresas, bautizado por el Gobierno como “Ley Crea y Crece”. La vicepresidenta primera del Gobierno y ministra de Asuntos Económicos y Transformación Digital, Nadia Calviño, resalta que la futura norma simplifica los trámites y aplica medidas contra la morosidad en las operaciones comerciales, una de las principales causas de los problemas de liquidez y rentabilidad y solvencia de muchas empresas, en especial las pymes.

En esta ley que se aprueba hoy también se incorpora la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos para garantizar así una mayor trazabilidad y control de los pagos. Se empieza con el tramo de empresas que facturan más de 8 millones para dar paso al cabo de dos años a todas las empresas. Por lo que esto nos obliga a preparar nuestros ERPs para incorporar la facturación electrónica, si no queremos realizarlo en dos plataformas diferentes. Teniéndolo integrado nos ahorramos el tiempo para gestionarlo, reduciendo la carga de trabajo sin valor añadido a las personas responsables de efectuarlo y evitamos el error humano que en estos casos puede suceder.

Hace unas semanas, dentro del marco de la semana digital, realizamos un seminario online donde dimos las claves de la nueva ley y cómo aplicarlo en nuestro Business Central (Navision). Os dejamos con la grabación y si tuvieras alguna pregunta o quieres más información, te dejamos nuestro formulario de contacto y estaremos encantados de ayudarte.

 

 

Si quieres contactar con nosotros:

 

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Qué es Confirming y cómo se integra con Business Central

Confirming es un servicio financiero para gestionar los pagos de una empresa a sus proveedores. La entidad financiera que ofrece el Confirming avanza el importe de la factura al proveedor, que podrá cobrar esta factura de manera anticipada financiándola antes de su fecha de vencimiento.

El funcionamiento del Confirming se inicia con el envío al banco, por parte de la empresa cliente, de las órdenes de pago confirmadas antes del vencimiento; posteriormente, el banco informa los proveedores del importe y la fecha de pago y les da la opción de elegir entre cobrar anticipadamente la factura financiándola o esperar que venza.

Existen diferentes formas de Confirming según las fórmulas de pago del cliente:

  • Confirming estándar: el banco gestiona los pagos de su cliente a sus proveedores, ofreciéndoles a estos la opción de anticipar sus facturas pendientes de cobro.
  • Pronto pago financiado: el cliente y proveedor pactan una fecha de pago anterior a la del vencimiento de la factura, a cambio el proveedor ofrece un descuento por pronto pago de la factura. En esta opción el cliente envía al banco la factura que tiene que pagar, abonando al momento al proveedor, financiando así al cliente hasta el vencimiento originario de las facturas, fecha en la que carga en cuenta el importe adelantado, más comisiones e intereses.
  • Pago financiado: el cliente paga la factura a su proveedor en la fecha de vencimiento, y financia dicho pago a un determinado plazo, transcurrido el cual el banco le cargará en cuenta el pago financiado, más comisiones e intereses.

La información a enviar a nuestros bancos desde Business Central (Navision) se puede realizar vía fichero, pero, al no ponerse de acuerdo los bancos en un formato regularizado y común, Microsoft no ha considerado llevar esta funcionalidad al estándar. Por eso en Olivia hemos lanzado Olivia Confirming para cubrir esta funcionalidad a la espera que en futuras actualizaciones se añada esta funcionalidad. Gracias al modelo de extensiones del ecosistema Microsoft, podemos instalar y desinstalar funcionalidades con facilidad dando libertad al cliente sin hipotecarlo con adaptaciones cautivas al partner. Actualmente está integrado con los siguientes bancos : Banc Sabadell, Caixabank, Santander, Deutsche Bank, BBVA y BNP.

 

 

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Aspectos esenciales financieros de un ERP para que sea eficaz

La gestión de las finanzas de tu empresa es la columna vertebral de tu negocio y es vital para la salud y la viabilidad a largo plazo. Para seguir aplicando el rigor financiero necesario para respaldar tu negocio, el departamento de contabilidad necesita las herramientas adecuadas para hacer su trabajo de la manera más eficiente. Sin herramientas para manejar los requisitos empresariales y normativos, el personal de contabilidad pierde tiempo en trabajo manual y duplicado mientras cierran los libros cada mes.

Cuando las hojas de cálculo y soluciones desconectadas se convierten en la norma de tu departamento financiero, percibes que es hora de actualizar tu solución de gestión financiera. Los tiempos de cierre financiero y los preparativos para las auditorías tardan demasiadas semanas en completarse. y las ventas que se producen el último día del trimestre a menudo no se introducen en el sistema, por lo que no se reconocen como ingresos a tiempo. Los procesos financieros críticos, como la gestión de la consolidación, la presentación de impuestos y la facturación se convierten en un enorme lastre para la productividad de todo tu departamento y están plagados de errores.

Añadir los requisitos normativos, como el reconocimiento de los ingresos y los cambios constantes en las normas contables, se agravan. Si alguno de estos escenarios te resulta familiar, es el momento de examinar a fondo cómo tus sistemas de negocio existentes pueden estar perjudicando tus resultados.

Este post describe los elementos esenciales de un sistema completo de gestión financiera y cómo la solución adecuada puede ayudarte a seguir el ritmo del mundo empresarial, que cambia rápidamente.

Capacidades básicas de gestión empresarial

Funcionalidad contable

Todo sistema de gestión empresarial necesita contar con funciones contables básicas como el libro mayor, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, impuestos, caja y gestión de pagos con una pista de auditoría incorporada. Más allá de la contabilidad básica, tu sistema de gestión financiera debe ser ampliable para responder a los retos y, al mismo tiempo que te permita al mismo tiempo vigilar los resultados de la cuenta de resultados.

Necesitas que tu sistema de gestión financiera permita una cantidad prácticamente ilimitada de cuentas y subcuentas del libro mayor cuentas y subcuentas del libro mayor, cuentas generales y subcuentas. Debe permitirte definir tus propios períodos contables y permitirte cerrar los componentes componentes por separado para ajustarse a las necesidades de las nuevas filiales que pueda introducir. Y, por último, debe tener planes de cuentas predefinidos para una amplia gama de industrias para ayudar a un despliegue más rápido. Sin estas funciones contables esenciales es muy difícil para tu personal de finanzas supervisar la multitud de centros de costes de tu empresa y asegurarte de que está operando dentro del presupuesto establecido.

Gestión de la tesorería

Una de las claves para gestionar tu salud financiera es tu capacidad para supervisar cuidadosamente tu flujo de caja con regularidad. En épocas de cambios inesperados, puedes enfrentarte a costes inesperados de permisos, licencias, materias primas, equipos ampliación de contratos y acuerdos con proveedores por nombrar algunos. Estas inversiones suelen requerir grandes pagos por adelantado y una planificación financiera planificación financiera inteligente para mantener un flujo de caja positivo. Si no hay suficiente dinero en efectivo para cumplir con cualquiera de estas obligaciones, podría tener repercusiones para la empresa, amenazar su rendimiento e incluso exponerla a responsabilidades legales.

La visibilidad en tiempo real es importante para tomar decisiones informadas a tiempo. Cuando se puede acceder a la información de forma instantánea desde casi cualquier lugar, sin desperdiciar recursos en la extracción de datos y en la vinculación de datos de diferentes fuentes, los empleados pueden tomar decisiones más precisas y rápidas. Al disponer de una mayor visibilidad en tiempo real de sus flujos de caja mediante cuadros de mando detallados e indicadores clave de rendimiento (KPI), se le alertas de discrepancias y situaciones de «bandera roja» mucho más rápido.

Ingresos recurrentes y Gestión del reconocimiento de ingresos

Dirigir un negocio con un flujo de ingresos predecible es difícil en tiempos de incertidumbre. Pero una vez que una base de clientes estable, hay que centrar los esfuerzos en obtener ingresos continuos de estos clientes. Es necesaria una estrecha coordinación entre finanzas, ventas y servicio es necesaria para para identificar los flujos de ingresos recurrentes y definir los periodos de cobro de los servicios servicios prestados y cuándo se pueden reconocer los ingresos en los balances de la empresa. Su sistema de gestión de gestión financiera tiene que ser capaz de manejar e informar sobre estas variedades de ingresos recurrentes escenarios.

A la hora de identificar posibles fuentes de ingresos recurrentes, es imperativo conocer el «coste de servicio» de tu empresa. Tu sistema de gestión empresarial debe ser capaz de modelar con precisión diferentes escenarios de facturación y obtener los costes directos e indirectos de los clientes. costes de adquisición, costes de servicio y costes de entrega de productos, así como qué segmentos de clientes y cuáles no. El grupo del 20% de clientes que generan el 80% de tus beneficios es especialmente importante en el caso de los recurrentes, porque el 80% restante de los clientes con pérdidas marginales puede incrementar año tras año, a menos que suavices la rentabilidad de tu base de clientes.

También es importante contar con buenos procesos de reconocimiento de ingresos. Tu infraestructura de facturación tiene que ser capaz de manejar múltiples precios para diferentes clientes. Es posible que gestionar diferentes condiciones de pago, ya sea mensuales, trimestrales o anuales, y puedes facturar clientes por adelantado, a plazos, o prorrateando meses parciales. El uso de hojas de cálculo puede rápidamente irse de las manos, y los acuerdos de facturación diferentes pueden desbaratar las cosas y dar lugar a errores de facturación.

 

Ejemplo de proceso financiero en Business Central

Planificación e informes financieros

Para planificar y prever con exactitud los costes futuros de las distintas iniciativas, tu sistema de gestión financiera debe ofrecerte una gran visibilidad de los datos de la empresa y una gran visibilidad del estado actual de las operaciones de tu empresa para para que puedas identificar las áreas problemáticas.

La planificación financiera implica reunir datos de varios departamentos de la empresa para obtener una visión completa de las operaciones y, a continuación, modelar varios escenarios «hipotéticos» para evaluar el impacto de las diferentes estructuras de costes. Sin un sistema de gestión financiera que te permita realizar fácilmente estas funciones, tu equipo financiero acabará perdiendo tiempo consolidando datos y proyectando los resultados de todos esos escenarios diferentes en un intervalo regular desde varios sistemas, en lugar de hacerlo, en lugar de realizar un análisis estratégico.

Cuando se trata de la planificación financiera, tus funciones de presupuestación y previsión ocupan el primer lugar de la lista, especialmente por tu papel central en el control de los costes. Tu sistema de gestión financiera debe permitir la recopilación de datos multidimensionales y automatizar la consolidación de los planes, de modo que puedas examinar claramente los costes de personal, ventas, bienes de equipo y otros. La automatización también mejora precisión y reduce los errores al eliminar los enlaces y fórmulas rotas.

 

Ejemplo de proceso financiero en Business Central

Gestión de activos fijos

A medida que su empresa madura, puede adquirir diversos activos fijos, como equipos, terrenos y edificios. Debe ser capaz de mantener y controlar el ciclo de vida completo de todos sus activos fijos, desde su creación hasta su depreciación, revalorización y retirada, para poder tener una mejor visión de cómo afecta a su cuenta de resultados. Por lo tanto, un sistema de gestión empresarial debe tener una funcionalidad detallada de gestión de activos y soportar múltiples tipos de cálculo de depreciación. Debe gestionar tanto los activos que se deprecian como los que no, los programas de mantenimiento y los seguros. También debe integrar el proceso de adquisición de activos en los procesos contables para ayudar a garantizar que ningún equipo se escape.

Una buena gestión de su inmovilizado puede ayudarte a beneficiarte de las deducciones fiscales relacionadas con la depreciación de tus activos. Estas deducciones sólo sirven para ayudar a apuntalar tus flujos de caja para que pueda para que puedas reinvertir los ingresos en tu negocio.

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Cambios en la AEAT: facturación electrónica obligatoria en el entorno B2B

El 30 de noviembre de 2021, el Consejo de ministros aprobó el proyecto de ley donde se establecía la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y autónomos. La publicación en el BOE no se ha efectuado, pero se prevé para los próximos meses. Una vez se haya publicado, las empresas con una facturación superior a los 8 millones anuales tendrán un año para realizar toda su facturación vía electrónica. Para el resto de empresas y autónomos se irá aplicando en los siguientes 3 años, por lo que en un horizonte temporal de unos 4 o 5 años dejaremos de lado paulatinamente el papel.

Esta medida se enmarca en todo un plan de digitalización de la actividad empresarial que tiene origen en el Plan de Recuperación y Resiliencia, el paquete de ayudas de la Unión Europea también llamados Fondos NextGen como respuesta a los efectos del Covid-19.

Además del impacto medioambiental del hecho de eliminar en su totalidad el papel, es un avance en la lucha contra la morosidad y el fraude fiscal.

¿Qué obligaciones tendrán las empresas?

 Faltan algunos detalles técnicos que serán publicados en los próximos meses, pero todo apunta que las empresas tendrán las siguientes obligaciones:

  • Expedir y remitir facturas electrónicas con las empresas y autónomos.
  • Facilitar un entorno para que el receptor pueda acceder, ver y descargar la factura electrónica
  • Habilitar el acceso a las facturas electrónicas durante 4 años incluso en los casos que el destinatario ya no sea cliente.

¿Cuál será el calendario de implantación?

 Depende del tamaño de la empresa el calendario de implantación tendrá unas fechas clave:

  • La primera fase empezará con las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros. Esta se prevé que sea un año después de la publicación en el BOE.
  • La segunda fase seguirá con las empresas con una facturación inferior a los 8 millones, o sea, el resto de empresas y autónomos. Esta fase será gradual e irán adoptando el cambio de las empresas con una facturación mayor a micro pymes o autónomos. Se prevé que sea tres años después de la publicación de una manera gradual hasta cubrir todas las empresas.

 

¿Cuáles serán los incentivos para las empresas?

El pasado 15 de marzo empezó el plazo, para las empresas entre 10 y 49 empleados, para solicitar las ayudas relacionadas con el programa Kit Digital de Red.es. Las subvenciones van dirigidas a ayudar económicamente a las PYMES a digitalizar sus procesos para así mejorar su productividad.

Además, el anteproyecto informa que el uso de la facturación electrónica será uno de los requisitos para el acceso a las subvenciones y contrataciones públicas, así como otras ayudas o incentivos en el futuro.

 

¿Qué solución necesito?

Si trabajas con Navision, Microsoft Dynamics NAV o Business Central tienes la posibilidad de trabajar con Document Capture, solución dentro del propio sistema con el que podrás importar, registrar, aprobar, contabilizar y archivar facturas de compra y abonos directamente en el ERP, sin necesidad de trabajar con soluciones externas integradas. Document Capture es una solución certificada por la AEAT, Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por lo que todas las facturas digitalizadas con Document Capture, tienen validez en todo el territorio español. En Olivia somos distribuidores de la solución con clientes trabajando con ella, habiendo eliminado en su totalidad el papel y reduciendo personal dedicado exclusivamente a la tarea de tramitar facturas de papel.

 

¿Cómo puede ayudarte Olivia?

En Olivia somos agentes digitalizadores del programa Kit Digital, por lo que podemos ofrecer soluciones para transformar digitalmente tus sistemas informáticos, desde el ERP (Business Central) , CRM (Dynamics 365 for Sales) o cuadros de mando con Power BI. Podemos ayudarte en este proceso de digitalización y podemos facilitarte el contacto con clientes nuestros que están en este preciso momento en su empresa y cómo lo han abordado.

 

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Kit Digital : ERP. La herramienta para la planificación de tu PYME

El crecimiento empresarial está íntimamente ligado con la correcta explotación, análisis y comprensión de los datos para tomar las decisiones adecuadas. Los sistemas ERP de gestión empresarial no solo permiten hacer un uso eficiente de los datos, sino que además cuentan con distintas capacidades para mejorar la eficiencia empresarial en gran medida, como puede ser la automatización de tareas, o la mejora de los procesos internos. Un 78% de las empresas españolas afirman haber acelerado el uso de los datos por la pandemia para mejorar su eficiencia.

¿Se ha incrementado el uso de los datos a raíz de la pandemia? Madurez data driven de las empresas. INCIPY. 2021.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un conjunto de aplicaciones de software de gestión de procesos internos empresariales, que permiten a las pymes automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa, facilitando y centralizando la información de las áreas que la componen, entre otras:

Un ERP debe ser instalado en tres situaciones:

  1. Existencia de límites para el crecimiento empresarial: una empresa que haya gestionado sus procesos internos con software tradicional pero comienza a experimentar límites en su expansión o crecimiento, necesita la implantación de un ERP que deje de limitar este potencial de crecimiento y permita su capacidad de expansión.
  2. Dificultad de trabajar con sistemas diferentes. En el momento que una empresa considere que existen dificultades a la hora de trabajar con sistemas distintos, por problemas de compatibilidad o una gran inversión en tiempo, debe considerar la instalación de un ERP que evite esta problemática (por su modularidad y escalabilidad, a medida que la empresa crece puede ir implementando nuevos módulos bajo un origen único o BBDD).
  3. Necesidad de adaptación de los sistemas al personal de su empresa. Una empresa que considere que, por la movilidad o características de su personal, sus sistemas no ofrecen las mejores capacidades para cumplir con las expectativas de sus clientes, debe pensar que ha llegado el momento de instalar un ERP para no perder potencial de negocio y crecimiento.

 

La adaptación de las empresas a las necesidades cambiantes de los consumidores es un hecho relevante para la supervivencia y crecimiento de las empresas.

Las empresas disponen de herramientas que dan soporte en su adaptación a este nuevo entorno. Una de estas herramientas, que empieza a ser imprescindible, son los sistemas ERP.

La integración de un ERP en tu pyme solo tiene ventajas. Además, la escalabilidad y la integración con otras aplicaciones, te ayudan a mejorar la organización interna empresarial, a aumentar la productividad y a hacer una planificación adecuada, tomando mejores decisiones, que supondrán un beneficio para tu empresa.

 

Descargar pdfs:

ERP. La herramienta para la planificación de tu pyme ( Formato pdf | 21,34MB )

ERP. La herramienta para la planificación de tu pyme. Presentación ejecutiva ( Formato pdf | 1,06MB )

 

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IVA soportado no deducible en el SII

Hemos añadido a OSSII, nuestra solución para ampliar las funcionalidades estándar del SII en Business Central, el IVA soportado no deducible utilizado en la presentación del SII en las facturas y abonos de compras.

¿Qué es el IVA soportado no deducible?

No todo el IVA soportado de la actividad de la empresa será deducible, para que lo sea tiene que cumplir los siguientes requisitos:

  • Tiene que estar justificado : tiene que estar reflejado en una factura que contenga todos los datos formales obligatorios, como el CIF, razón social, fecha, desglose del IVA y base imponible.
  • Tiene que estar vinculado a la actividad que desarrolla la empresa
  • Tiene que estar reflejado en los libros contables, inherente a toda persona que desarrolle una actividad empresarial.
  • El IVA soportado generalmente podrá deducirse en una máximo de 4 años desde la fecha de la factura.

Si no cumple estos requisitos, el IVA no podrá ser deducido y actualmente dentro de la funcionalidad del SII estándar de Business Central, este caso no está contemplado. Por lo que hemos añadido esta funcionalidad para facilitar esta gestión del día a día del departamento de administración.

Añadimos mejoras en la solución conforme se introducen cambios o detectamos en nuestros clientes funcionalidades que el estándar de Microsoft no contempla y sería de utilidad para reducir tareas repetitivas y sin valor, automatizándolas. Si Microsoft las incorpora de manera nativa en su versión estándar, la quitamos de nuestra solución para incorporar sólo aquella funcionalidad que no se pueda resolver utilizando la base del ERP.

 

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Mobile World Congress 22 : Entre la conectividad y el metaverso

Este año ha vuelto el Mobile World Congress después de dos ediciones canceladas a causa del Covid-19. Esta edición ha seguido la estela de la edición del 2019, evolucionando la conectividad (precisamente el lema en la entrada era «Connectivity Unleashed») y dejando volar la imaginación con el metaverso. Estos dos años de parón han cambiado muchas cosas y los acontecimientos han obligado a apretar el acelerador en necesidades que en la última edición eran aún futuristas.

El primer ejemplo es como ha cambiado nuestro prisma frente a las reuniones. A inicios del 2019 cuando pensábamos en una reunión era
o en la oficina con nuestros compañeros, viajando a ver un cliente o como mucho, una videollamada si era muy lejos y no justificaba el viaje. La pandemia cambió nuestra manera de reunirnos e interaccionar con nuestros compañeros o clientes. Pasamos del offline al online en dos días, sin tener una cultura clara sobre ello y con herramientas que empezábamos a conocer. Microsoft Teams fue nuestro gran aliado, pero también un compañero de viaje bastante odiado, ya que la saturación de reuniones online sin haber aprendido aún esta nueva manera de comunicar, nos produjo estress y en cierto modo, rechazo. Cuando las medidas se fueron relajando, todos hemos tenido la sensación de volver a la normalidad, pero creo que es más preciso hablar de «nueva normalidad». Ahí aparece el concepto trabajo híbrido y la tecnología se pone las pilas para brindar dispositivos para de nuevo, aprender una nueva comunicación, donde confluyen los dos mundos. Microsoft está un paso por delante gracias a haber conseguido ser un estándar de mercado en lo que comunicación entre empleados y reuniones online externas se refiere. En el Mobile se han podido ver todo de dispositivos que enriquecen ese concepto y mejoran la inmersión tanto de los que están en línea como los que están físicamente en un mismo espacio.

Otro aspecto importante es el aumento del control a nivel de datos de todo lo que acontece en nuestra empresa. A nivel de la fabricación, gracias a los sensores y la conectividad, podemos tener un control absoluto de una manera asistida y desasistida de los procesos. Pongo un ejemplo de cada caso para ilustrarlo.

Todos nos imaginamos la conectividad en el mundo industrial como conseguir de una manera desasistida obtener información para resolver problemas o mejorar la productividad observando al detalle aspectos que a simple vista se nos pueden pasar por alto. En la imagen, en el stand de Huawei, podemos ver una fábrica totalmente conectada, con un control absoluto de todos los parámetros, que permite analizar todos los aspectos de la fabricación para reducir aunque sea al segundo algún proceso. Nos puede parecer una inversión excesivamente alta para reducir pequeños detalles. Pero si lo vemos a nivel global, reducir esos segundos o la reducción de la utilización un material, puede tener un impacto económico y ecológico a medio plazo que puede ser clave visto desde la perspectiva del fabricante y del planeta. Ahora vemos muchas empresas comprometidas con la reducción de carbono en sus procesos productivos. Todo esto puede ayudar a racionalizar el uso de materiales o de energía para conseguirlo. Y ya no sólo en el proceso de fabricación, sino también en toda la cadena de suministro. El análisis de las rutas y los puntos de distribución pueden reducir costes y tener un impacto medioambiental mucho más reducido.

 

El otro ámbito de control gracias a la conectividad puede ser también de una manera asistida. Cuando nos imaginamos los robots, pensamos en dispositivos que de una manera desasistida pueda realizar acciones sin la necesidad que nosotros tengamos que hacerlas. Pero recorriendo los diferentes stands, vi una nueva manera de integrar los robots en la industria 4.0. En la presentación de Boston Dynamics de IBM podemos ver una manera más integrada en la introducción del robot en nuestras vidas. En este caso el robot no es autónomo y está guiado por un operario que se ayuda del robot para realizar acciones que por si sólo serían imposibles. Por ejemplo, le solicita que busque puntos donde la temperatura haya subido de una manera anormal y acude rápidamente al lugar y muestra imágenes de alta definición para ser analizadas por el operario y actuar para resolver cualquier problema. O por ejemplo, establece rutas con puntos de origen y final para pasar revista de la fábrica y avisa al supervisor si detecta algún aspecto fuera de lo normal. Por lo que la convivencia con el robot es mucho más natural y no como algo futurista que invade el espacio del humano.

Con esto podemos ver que muchos de los temas que hace unos años nos parecían de ciencia ficción, poco a poco se van integrando en nuestras vidas de una manera natural. Es como por ejemplo el auge de los dispositivos asistidos por voz. Cada vez es más normal oír en las casas Alexa, Oye Siri u OK Google. Y eso nos lleva al último punto, el metaverso. Todos le tenemos mucho miedo y creemos que nos va a destrozar el mundo real y que todos vamos a ir al metaverso. No. Pasará como con internet, los robots, el smartphone, se integrará en nuestras vidas y brindará la posibilidad de tener usos que ni imaginamos.

El metaverso no deja de ser la evolución de internet. La tecnología tiene más recursos y posibilita hacer más cosas a nivel de visualización. Por lo que la web plana que imaginamos ahora, en unos años tendremos sites mucho más interactivos e intuitivos que facilitaran acceder a la información de una manera más inclusiva. Un ejemplo es el Metahype de Cupra. Un espacio donde todos los trabajadores de Cupra pueden tener reuniones 1 a 1, socializar y lo más importante, divertirse en este nuevo universo digital. Por ejemplo, han construido islas con diferentes temáticas. Una de ellas con la colaboración de Primavera Sound para que los trabajadores asistan a conciertos de una manera virtual en sus momentos de ocio.

En definitiva, vemos como la tecnología poco a poco entra en nuestras vidas con diferentes aspectos ya sea en nuestra vida personal o profesional. Aunque tengamos nuestra resistencia, cuando le veamos la aplicación a nuestras necesidades lo adoptaremos sin darnos cuenta.

 

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