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EDI by Olivia

Electronic Data Interchange o lo que se conoce como EDI, es un estándar internacional que permite intercambiar todo tipo de documentos electrónicos (facturas, pedidos, albaranes, etc.) con clientes, proveedores, administraciones públicas… Asegurando en el proceso que el documento llega a su destinatario correcto, sin ser alterado y teniendo acuse de recibo del documento. Hoy en día, cada vez son más las empresas que nos solicitan que integremos sus ERP con EDI para compartir diferentes tipos de documentos: pedidos de compra, facturas, cotizaciones, albaranes, etiquetas… En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian bienes y servicios de forma regular como resultado de su estrategia (B2B). El intercambio de documentos EDI es posible gracias una red de interconexión de negocios que permite realizar intercambios electrónicos de documentos con un gran número de empresas que trabajan con EDI de forma colaborativa. Esta integración que antes nos solicitaban grandes empresas, se está convirtiendo en poco tiempo en uno de los “imprescindibles” de nuestros proyectos, y eso sin duda es una muy buena noticia, ya que demuestra una vez más, como las pymes están poniéndose en forma y mejorando su competitividad, ¡y esto siempre es una fantástica noticia! Desde Olivia, y fruto de nuestra experiencia integrando EDI con Dynamics Business Central, queremos también ayudar un poco más a las empresas y es por ello, que hemos paquetizado dicha adaptación del ERP en un producto propio: EDI by OLIVIA que funciona como una extensión de tu ERP Dynamics tanto OnPremise como Cloud.

  • ORDERS – Proceso de pedidos de venta
  • DESADV – Albaranes (indica bultos)
  • DESADV Logístico, nivel 1 – Detalla el contenido (del bulto) cajas, adecuado cuando el cliente desea el envío a una plataforma logística (como a menudo sucede con El Corte Inglés).
  • DESADV Logístico, nivel 2 – Detalla el contenido (del bulto y cajas), adecuado cuando el cliente desea el envío a una plataforma logística (como a menudo sucede con AMAZON).
  • INVOIC – Proceso de facturas de venta
  • REMADV – Aviso de liquidación

  Pero ¿Por qué EDI by OLIVIA nos puede ayudar si somos una pyme? Son muchas las mejoras que podemos explicaros, pero me gustaría centrarme en estas:

  1. Ahorrarás tiempo y dinero a través de la automatización de procesos que hasta ahora hacíais de forma manual y en con un alto uso de papel.
  2. Mejorarás la productividad porque se comparten y procesan más documentos empresariales en menos tiempo y con una mayor precisión.
  3. Reducirás errores a través de una estandarización estricta, que ayuda a asegurar que la información y los datos tengan el formato correcto antes de que ingresen en procesos o aplicaciones empresariales.
  4. Obtendrás mejor calidad de datos para la elaboración de tus informes, porque obtendrás una mejora clara en la recopilación de datos, la visibilidad y el análisis de estos.
  5. Solución con un ROI (retorno de la Inversión) rápido y que nos ayuda a la mejora en la competitividad de la empresa, así como en la percepción que nuestros socios tienen de nuestra gestión.

EDI by OLIVIA es pues una extensión que ha venido para sumar de forma rápida, y que será la pasarela en un futuro no muy lejano, para el intercambio de documentos para apoyar innovaciones en nuestras empresas, como el internet de las cosas (IoT), blockchain e inteligencia artificial (IA). ¡Sean pues bienvenidos los nuevos retos digitales que hablan de colaboración y productividad!  

 

 

Autora : Raquel Casellas – Account Manager Olivia

Raquel Casellas

 

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Podcast Club Olivia nº4: Anécdotas digitalizando un almacén

Manel Martin , programador y consultor técnico senior de Dynamics 365 Business Central, nos cuenta anécdotas después de haber ayudado a diferentes almacenes de nuestros clientes a digitalizar su procesos con la ayuda de PDAs conectadas al ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Su adopción no es fácil para los operarios habituados a trabajar de una misma manera durante muchos años, pero cuando hacen el cambio, ya no hay marcha atrás y ni les puedes quitar la PDA de las manos.
También nos cuenta su experiencia con la plataforma Power Platform para la creación de apps sin necesidad de código. Nos cuenta cómo funciona esta nueva filosofía y qué papel tienen los programadores en este nuevo escenario. Iniciarse es fácil y realizar apps con una funcionalidad básica es posible sin conocimientos técnicos avanzados, aunque cuando la complejidad aumenta es necesario la ayuda de expertos no tanto para su programación, sino saber exactamente donde están las fuentes de información conociendo internamente como trabajan las soluciones de negocio de Microsoft. Por lo que el papel del programador ya no es de escrivir el código y ser propietario de ese conocimiento, sino gracias a los conocimientos básicos de programación, saber como conectar las fuentes de información de la manera más óptima para que se realicen menos trabajos del sistema y sea más rápida su ejecución. Una mala interpretación de los procesos puede llevar a una mala utilización de la plataforma y sobredimensionar las necesidades.

 

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Nuevo módulo en Document Capture 6.00 – Importación XML

Con el lanzamiento de Document Capture 6.00, Continia ha lanzado un nuevo módulo adicional para procesar facturas de proveedores basadas en PEPPOL y XML directamente en Business Central.

El nuevo módulo de importación XML ofrece la posibilidad de gestionar facturas de compra y abonos electrónicos sin dejar de utilizar toda la funcionalidad de Document Capture. La mayor parte de esta funcionalidad ha estado hasta ahora disponible en la solución e- Documents Import; sin embargo, con la versión 6.00 la importación de documentos electrónicos se fusiona ahora con Document Capture.

Al igual que los documentos PDF en la captura de documentos, documentos como PEPPOL y otros formatos XML se descargan automáticamente de direcciones o carpetas de correo electrónico predefinidas. Todos los datos se transfieren desde el fichero importado a los campos correctos en Business Central. En comparación con los documentos PDF, los documentos XML ofrecen una precisión incomparable en los detalles de todos los datos. Con este módulo, puedes llevar la automatización de facturas al siguiente nivel.

Compatibilidad de formatos out-of-the-box

La importación XML te permite procesar cualquier documento XML entrante y capturar estos datos en Business Central. Basado en los datos entrantes, el módulo identifica automáticamente el tipo de factura basado en los formatos soportados. El módulo viene con una gama de formatos populares listos para usar:

  • PEPPOL BIS 3 (International)
  • OIOUBL (Denmark)
  • OIOXML (Denmark)
  • UBL (International)
  • EHF (Norway)
  • SVEFAKTURA (Sweden)
  • EBINTERFACE (Austria)
  • XRECHNUNG (Germany)

Si recibes otros tipos de archivos XML, es fácil configurar formatos adicionales y añadirlos al catálogo de formatos. Extraer datos adicionales del documento es tan fácil que el usuario simplemente navega hasta los datos del documento XML y los señala en el campo derecho de Business Central. Como una modificación para todos los proveedores o como una modificación para un proveedor específico.

En este documento podrás ver la comparación de funcionalidad entre  la funcionalidad base de Dynamics NAV o Business Central, Continia Document Capture XML Import y Continia e-Documents Import.

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POWER BI, LA HERRAMIENTA CLAVE PARA LA TOMA DE DECISIONES

Con los actuales modelos de negocio, los datos son la mejor fuente de conocimiento en el momento de tomar decisiones. En la actualidad acumulamos grandes cantidades de información que, sin la organización adecuada, acaban por perder su efectividad. La clave está en disponer de una herramienta de inteligencia empresarial que nos ayude a obtener la información útil de nuestros datos. Power BI de Microsoft es una de las elecciones más inteligentes.

Qué es Power BI de Microsoft

Cualquier empresa cuenta con un software de gestión comercial, de contabilidad, de gestión de la producción, de gestión de clientes, o un ERP. A menudo, semanalmente, los gerentes o los jefes de departamento han de dedicar bastantes horas a preparar análisis estadísticos recopilando datos obtenidos de estas fuentes diversas. Microsoft Power BI es la herramienta de inteligencia empresarial que ayuda a recopilar, administrar y analizar datos de una variedad de fuentes, a través de una interfaz sencilla e intuitiva. Power BI reúne todos los datos y los procesa, transformándolos en información comprensible mediante gráficos y tablas visualmente inteligibles y fáciles de procesar. Este proceso permite a los usuarios generar y compartir una instantánea clara y útil de la situación de su negocio, facilitando la consecuente toma de decisiones.

Además, al estar basado en Microsoft Excel, la curva de aprendizaje de Power BI no es tan pronunciada.

Beneficios de Microsoft Power BI

Inversión asegurada: Dado el liderazgo y el carácter visionario de Power BI de Microsoft, adoptar esta solución de inteligencia empresarial es apostar sobre seguro.

Tecnología avanzada: Microsoft Power BI permite, en tiempo real, crear y compartir «insights», revelaciones de información, con aquellos indicadores claves o KPIs definidos por la organización/usuario y crear visualizaciones completas y atractivas de los datos.

Integración con Microsoft Dynamics: Power BI se integra perfectamente con las soluciones ERP, CRM, gestión de clientes y servicios basadas en Microsoft Dynamics.

Ecosistema híbrido: Su arquitectura permite tanto soluciones basadas en la nube como si los datos están alojados en su propia infraestructura o se dispone de una estructura mixta nube-local.

Ventajas de utilizar Power BI

Con Microsoft Power BI es posible reunir, analizar y visualizar los datos de toda la empresa, ofreciendo una mejor perspectiva de sus operaciones y su rendimiento y, por lo tanto, permitiendo tomar decisiones más informadas basadas en datos reales. Utilizar Power BI supone las siguientes ventajas:

  • Power BI puede gestionar mayores cantidades de datos que otras plataformas.
  • Las funciones integradas de aprendizaje automático de la herramienta permiten analizar datos y ayudar a los usuarios a detectar tendencias valiosas y hacer predicciones informadas.
  • La información se puede visualizar mediante plantillas para que las empresas puedan entender mejor los datos obtenidos.
  • Al estar basado en la basado en la nube, los usuarios obtienen capacidades de inteligencia de vanguardia y algoritmos potentes que se actualizan periódicamente.
  • Las opciones de personalización de Power BI permiten crear paneles de control para que puedan acceder a los datos que se necesitan rápidamente.
  • Las alertas se pueden configurar en KPI para mantener a los usuarios actualizados sobre métricas y mediciones importantes.
  • Su interfaz intuitiva lo hace mucho más fácil de usar y de navegar que las hojas de cálculo complejas.
  • La plataforma se integra con otras herramientas de gestión empresarial como SharePoint , Office 365 y Dynamics 365.
  • Microsoft Power BI garantiza que los datos estén seguros, ofreciendo controles de accesibilidad tanto interna como externa.

Por qué Business Intelligence

A modo de resumen, podemos resumir en tres puntos claves los motivos por los que confiar en Microsoft Power BI:

  • Accesibilidad a la información: Con independencia de la procedencia, sea interna o externa a la empresa, ni de su formato, los datos son la fuente principal de este concepto.
  • Orientación al usuario final: Power BI busca la independencia entre los conocimiento técnicos del usuario y su capacidad para utilizar la herramienta. Por ese motivo, se pueden efectuar preguntas en un lenguaje natural, obteniendo informes al vuelo con las respuestas.
  • Decisivo apoyo en la toma de decisiones: Con efectivas visualizaciones interactivas, simples y claras, cada usuario de la empresa obtendrán de un vistazo y en tiempo real la información necesaria, basada en los indicadores definidos.

¿Quieres saber más sobre Microsoft Power BI y ganar eficacia en la toma de decisiones? Ponte en contacto con nosotros.

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MICROSOFT DYNAMICS NAVISION: CÓMO GANAR EFECTIVIDAD EN TU EMPRESA

¿Existe una fórmula mágica para el éxito empresarial? Todos sabemos la respuesta: no existen los milagros. Pero sí podemos afirmar que existen estrategias empresariales que nos pueden ayudar en el camino hacia el éxito. Por ejemplo, con los modelos de negocio actuales es cada vez más evidente que una buena estrategia es establecer una buena organización, mantener una correcta planificación y tener la capacidad de saber gestionar los procesos habituales de una empresa.

En el trasfondo de nuestro complejo tejido empresarial precisamos de instrumentos que nos ayuden a allanar este camino que puede llegar a ser tan tortuoso. La solución la encontramos en las nuevas herramientas que las nuevas tecnologías ponen a nuestro alcance. Herramientas que nos otorgarán la capacidad de dar mejores y más rápidas respuestas a las diferentes tareas que desarrollan todos los departamentos de una empresa. Y, por lo tanto, nos ayudarán a ganar efectividad.

En este contexto nos encontramos herramientas como los modernos CRM (Customer Relationship Management) o los ERP (Enterprise Resource Planning). Si los CRM se caracterizan por la relación con el cliente y el departamento comercial, los ERP son los que se relacionan con la parte más interna de la empresa: el back office, la gestión de inventarios, el control de producción y de calidad, la gestión de recursos humanos, la generación y el envío de facturas a clientes y proveedores, etc. Implementar herramientas como el ERP Microsoft Dynamic Navision es la estrategia ideal para incrementar el rendimiento de una empresa.

Microsoft Dynamics NAV (Navision) para empresas

Microsoft Dynamic Navision es una solución ERP diseñada para agilizar los procesos de una empresa. Es una herramienta de negocio avanzada enfocada en mejorar todos los procesos para incrementar el rendimiento de todas sus áreas. Un software al que tienen acceso los diferentes departamentos de la empresa que intervienen en cada tarea ayudándoles a interrelacionarse entre ellos. De esta forma, los datos se transforman rápidamente en información y constantemente se mantiene el control de todos los pasos actuales y futuros.

El ERP Navision de Microsoft es una solución integral. Es decir, recoge todos los precesos de las áreas de finanzas, gestión de suministros, ventas y marketing, gestión de proyectos o recursos humanos para tener todos los posibles factores controlados. De esta manera, toda la información es accesible en todo momento para todas las áreas implicadas y se puede relacionar y coordinar para una gestión más eficiente.

Por lo tanto, cada empleado siempre tiene acceso a toda la información, todos los documentos y cualquier otro elemento que precise de manera intuitiva y personalizada según sus necesidades.

Además, al hacer disponible una gran cantidad de valiosa información y múltiples herramientas para generar análisis e informes, Microsoft Dynamic Nav contribuye a la optimización de la toma de decisiones.

Ventajas del ERP Navision

  • Sincronización con otros software de Microsoft: Navision ERP es una completa herramienta que ofrece una gran abanico de soluciones integradas. Gracias a la sincronización con otros software Microsoft como Windows Vista o el paquete de Microsoft Office, se convierte en una herramienta muy fácil de usar y muy rápida de implantar.
  • Sencillez y productividad: En la actualidad, en una empresa puede ser difícil organizar y simplificar tareas, eliminar la saturación o simplemente enfocar la información en la dirección correcta. El ERP Navision tan solo nos muestras las características que necesitamos por lo que podemos gestionar los procesos con mayor rapidez y enfocarnos en potenciar nuestro negocio. Además, los Centros de Roles de Microsoft Dynamic Nav nos dan la opción de asignar diferentes roles laborales a cada miembro de nuestra organización.
  • Optimización en la toma de decisiones: Gracias al amplio abanico de herramientas de análisis y de informes detallados y al acceso en tiempo real de Microsoft Dynamic Navision el personal puede llegar a tomar sus propias decisiones, informadas y fiables, enfocadas en impulsar el negocio.
  • Implantación rápida y segura: El ERP Navision está preparado para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio, sin interrumpir las operaciones o modificar el presupuesto, además de rentabilizar al máximo las inversiones. Por ese motivo es considerado uno de los software de gestión más fiables para la evolución y el crecimiento de las empresas. Además, con características de seguridad específicas que otorgan accesos limitados a los diferentes miembros de la empresa y un entorno de desarrollo orientado a objetivos con un código fuente compacto que simplifica el mantenimiento del sistema y la conexión con otros sistemas.

¿Quieres saber más sobre Microsoft Dynamic Navision y sobre cómo ganar efectividad en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros.

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ERP EN CLOUD, LA APUESTA DE LAS EMPRESAS

Según un reciente informe de Cloud Security Alliance las empresas se sienten atraídas por los sistemas de ERP en cloud por su escalabilidad y la automatización de los parches de seguridad. Por otro lado, los retos en cumplimiento y la confidencialidad de los datos en la nube son temas que siguen preocupando.

Resultados de Impact of Cloud on ERP informe elaborado por la Cloud Security Alliance

Tras encuestar a 200 empresas sobre sus planes de migración de ERP, el informe Impact of Cloud on ERP realizado por la CSA determina que prácticamente dos tercios de las empresas tienen planeado migrar su sistema de planificación de recursos empresariales a la nube o ya lo están haciendo, a pesar de que muchas de ellas muestran preocupación en lo que respecta al cumplimiento normativo, la seguridad y el traslado de datos confidenciales.

De hecho, según el informe de la CSA, las empresas tienen previsto gastar 30.000 millones de dólares en sistemas ERP en cloud en 2021 y un total de 266.000 millones de dólares en todos los servicios públicos basados en la nube.

Sobre los motivos para migrar el ERP a la nube destaca la escalabilidad (un 65% de los encuestados), seguido de un menor coste de propiedad (61%) y la aplicación de parches de seguridad y actualizaciones por parte del proveedor (49%).

Ventajas de un ERP en cloud en tiempo real

Actualizar las soluciones ERP es una decisión que no se suele empezar a valorar hasta que es demasiado tarde. Suele producirse cuando el gasto asociado a un ERP desactualizado es insostenible o cuando los problemas de cumplimiento comportan sanciones y problemas de branding. La realidad es que, en la actualidad, ya no es posible operar en un mercado global dependiendo de un ERP desactualizado. La migración a soluciones en la nube como el ERP Microsoft Dynamics 365 aporta una serie de ventajas que son evidentes:

  • Impulso al crecimiento: Las soluciones ERP on premise fueron diseñadas hace años en un trasfondo de crecimiento gradual que se medía por ejercicios. A día de hoy, las empresas que han confiado en una estrategia de transformación digital avanzan a un ritmo que se cuenta por meses. Es impensable depender de un ERP desactualizado que obligue a resolver problemas estructurales, de integración y de estrategia casi a diario. Así mismo, el ERP en cloud aporta la ventaja competitiva necesaria para internacionalizar el negocio, sin depender del expertise de equipos de IT locales y tener que invertir en hardware y software en cada ubicación geográfica.
  • Movilidad: El ERP en cloud da la opción de trabajar en todo momento y desde cualquier lugar. Por lo tanto, agiliza la toma de decisiones y dota de mayor celeridad todos los procesos, aumentando a su vez la productividad. Un entorno de trabajo enfocado en trabajadores remotos, el concepto de flexibilidad y el nuevo modelo de empresa que las nuevas tecnologías están impulsando no es compatible con soluciones ERP que sólo pueden utilizarse desde la oficina.
  • Descentralización: Los nuevos modelos de empresa conllevan la sustitución de la rigidez las estructuras verticalizadas por un enfoque más fluido y descentralizado. Un modelo de empresa con estructuras abiertas que buscan combinar eficiencia y pragmatismo. Las soluciones ERP en cloud facilitan una visión única del negocio, evitando la fragmentación que conllevan los silos informacionales y que pueden acarrear errores en la toma de decisiones.

Principales preocupaciones de las empresas ante el reto de la nube

El informe Impact of Cloud on ERP elaborado por la Cloud Security Alliance refleja que el 65% de los encuestados se muestran preocupados por la transferencia de datos confidenciales. La CSA indica al respecto que para hacer uso de las herramientas de migración nativas de la nube que proporcionan control de acceso y encriptación de datos en reposo y en tránsito, las empresas tendrán que rediseñar sus sistemas para el entorno de la nube. Esto sólo representará un pequeño reto añadido para las empresas que deseen trasladar sus soluciones ERP a la nube: tendrán más trabajo de diseño por delante. No sólo tendrán que especificar el tipo de instancias de servidor y almacenamiento que desean.

El 59% de las empresas encuestadas se muestran preocupadas por la seguridad. En realidad, las pruebas demuestran que la seguridad se las soluciones ERP en cloud puede ser incluso mejor que la seguridad de las implementaciones en la propia empresa. De hecho, la CSA advierte que el 95% de los fallos en la nube se producen por culpa del cliente y que el reto en seguridad no es la nube en sí, sino sus propias políticas, configuraciones y tecnologías.

Otras de las preocupaciones más comunes son las interrupciones en las operaciones de negocio causadas por el proceso de migración a la nube (47%) y el tiempo necesario para migrar los datos (46%). De hecho, el 90% de los CIO ya han sufrido los efectos de proyectos de migración de datos de la nube que no han ido según lo planeado debido a su complejidad. En Olivia somos Gold Partner de Microsoft y nuestra filosofía es minimizar los riesgos de una implantación facilitando el trabajo de los usuarios.

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Ciclo de vida de un ERP

La inversión inicial en la adquisición y aplicación de un sistema ERP es considerable, tanto en términos de esfuerzos humanos como de recursos financieros. Después de una implementación exitosa, el sistema pasa al modo de mantenimiento y las organizaciones comienzan a obtener valor de su inversión. Después de un período prolongado, debido a los cambios en el paradigma empresarial y tecnológico, se hace cada vez más difícil y costoso mantener y ampliar el sistema. Se inicia el proceso de reimplementación o migración y el inicio de un nuevo ciclo.

Fases del ciclo de vida del ERP

Los ciclos de vida de los ERP, que abarcan de 5 a 10 años de vida útil efectiva, a menudo se confunden con el ciclo de vida de la implementación de ERP. Las fases del ciclo de vida del ERP son:

Despliegue del ERP: El despliegue inicial de un sistema ERP en sí consiste en varias fases que comienzan con la Solicitud de Propuesta (RFP) y la selección del proveedor y terminan con la fase de puesta en marcha y de sujeción manual. Algunas cuestiones importantes relativas a esta fase, como se indica a continuación, tendrán una relación directa con las fases posteriores del ciclo de vida de la planificación de los recursos institucionales:

  • Grado de adaptación del producto ERP a las necesidades actuales del negocio y grado de personalización realizada, en particular la personalización del código fuente.
  • Compromiso del partner para la evolución del ERP
  • Nivel de soporte

Optimización: Después de que el sistema esté en funcionamiento, habrá un período de adaptación. Debido al uso del nuevo sistema, los usuarios empezarán a encontrar pequeños detalles a mejorar o ciertos aspectos que no se tuvieron en cuenta en la implantación. Con el apoyo del partner, se realizarán estos ajustes con un servicio proactivo por parte del implantador, esta fase debería terminar en un plazo de seis meses a un año y el sistema debería comenzar a estabilizarse.

Mantenimiento: Este es el período más largo del ciclo de vida, cuando la organización comienza a darse cuenta del valor de su inversión. Los usuarios se familiarizarán y empezarán a ser dueños del sistema. Se pueden realizar mejoras, como nuevos informes, diferentes flujos de trabajo, localización de impuestos, etc. El mantenimiento estará cubierto por un acuerdo de nivel de servicio dependiendo de las necesidades de la empresa. Para un sistema complicado, puede haber un proveedor externo que ayude en el mantenimiento inside.

Extensión del valor: Esta fase se solapa con la fase de mantenimiento. Los procesos de negocio nuevos o modificados requieren cambios menores o moderados en el sistema. Puede haber grandes cambios en el escenario, tales como: i) implementación de un nuevo sistema de contabilidad, por ejemplo, el SII; ii) Adquisiciones/reestructuraciones; iii) ampliación del sistema con productos adicionales, tales como un Customer Relationship Management (CRM) y Business Intelligence (BI). A veces los cambios en los costes pueden ser prohibitivos, particularmente para los sistemas en los que se ha hecho mucha personalización durante la fase de implementación.

Paralelamente a los cambios empresariales, también se producen cambios tecnológicos. Aparecen nuevos lanzamientos y versiones para plataformas tecnológicas como Sistemas Operativos o Bases de Datos. Los proveedores de ERP publican parches y versiones de sus productos a intervalos regulares que deben incorporarse al sistema existente. Esto generalmente implica esfuerzos menores o modestos. Pero, el problema surge cuando muchos objetos de software fueron personalizados durante la implementación. La adaptación de estos objetos para hacerlos compatibles con versiones posteriores puede resultar un importante ejercicio de migración que implique un coste y un esfuerzo exorbitantes.

Decadencia del sistema: Para una empresa, la necesidad del negocio y el requerimiento tecnológico, continúan evolucionando. Coste, complejidad y dificultad para modificar y actualizar el sistema frena la evolución del mismo. Arreglar el sistema existente no es más viable y proporciona un rendimiento decreciente. Se investigan las alternativas y se toma la decisión de reimplementación.

Reimplementación: Similar a la fase de despliegue como se mencionó anteriormente. Sin embargo, las organizaciones están mejor organizadas ahora. El proceso inicial se llevará a cabo de manera más profesional. Es probable que adopten la última versión del sistema con una mínima necesidad de personalización, de modo que el próximo ciclo ofrezca un mejor retorno de la inversión (ROI).

Si estás trabajando con una versión «antigua» de Microsoft Dynamics NAV (Navision) te recomendamos leer el siguiente ebook para ver las novedades que incorpora cada versión desde la que estés trabajando.

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¿Qué es un ERP? Principales características de los principales sistemas de planificación de los recursos

Aprovecha el Kit Digital para empezar a trabajar con un ERP

 

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) estandariza, racionaliza e integra los procesos empresariales en todos los departamentos de finanzas, recursos humanos, adquisiciones, distribución y otros.

Cada organización gestiona a las personas, compra productos y servicios, vende (o regala) algo y administra el dinero. La forma en que se maneja cada actividad variará, pero cada empresa realiza estas funciones básicas. En la mayoría de los casos, es más efectivo manejar estos procesos a través de una plataforma de software integrada que a través de múltiples aplicaciones nunca diseñadas para trabajar juntas. Ahí es donde entran en juego los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Con esta filosofía Microsoft proporciona una tecnología integrada One Microsoft.

Si bien los ERPs fueron diseñados originalmente para empresas manufactureras, se han expandido a las empreses de servicios, distribución, etc. Cada una de las industrias tiene sus propias peculiaridades. Hay ciertos procesos comunes entre todas las empresas aunque muchos directivos piensen que su empresa necesita un proyecto muy personalizado. Cada vez más, las empresas intentan racionalizar los procesos internos para abaratar el proyecto de implantación acercándose a la funcionalidad estándar del software. Una buena ocasión para racionalizar actividades que se han realizado históricamente de una manera porque se ha ido arrastrando la manera de trabajar durante los años sin preguntarse por qué verdaderamente no se puede cambiar. La gestión del cambio es otro factor importante en estos casos.

¿Qué es un ERP?

ERP es un software que estandariza, racionaliza e integra los procesos de negocio en los departamentos de finanzas, recursos humanos, compras, distribución y otros departamentos. Por lo general, los sistemas ERP funcionan en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que funcionan en una sola base de datos.

Historia del ERP

En 1990, Gartner creó el término ERP para describir la evolución de la planificación de necesidades de materiales (MRP) y la planificación de recursos de fabricación (MRP II) a medida que se expandían más allá de la fabricación a otras partes de la empresa, normalmente finanzas y recursos humanos.

Los sistemas ERP evolucionaron rápidamente durante los años noventa en respuesta al efecto 2000 y a la introducción del euro. La mayoría de las empresas consideraban que el efecto 2000 y el euro eran el coste de hacer negocios, y los sistemas de planificación de los recursos institucionales constituían una forma rentable de sustituir múltiples sistemas antiguos por un paquete normalizado que también podía abordar estas cuestiones. En el caso de Microsoft, en 2002 adquirió Navision, que se convirtió en Microsoft Dynamics NAV. Actualmente es denominado Dynamics 365 Business Central.

¿Para qué sirve un sistema ERP?

Los sistemas ERP mejoran la eficiencia y la eficacia de la empresa mediante:

  • Integración de la información financiera. Sin un sistema integrado, los departamentos individuales, tales como finanzas, ventas, etc., necesitan depender de sistemas separados, cada uno de los cuales probablemente tendrá diferentes números de ingresos y gastos. El personal de todos los niveles termina perdiendo el tiempo reconciliando números en lugar de discutir cómo mejorar la empresa.
  • Integración de pedidos. Un ERP coordina la toma de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución. Esto es mucho más simple y menos propenso a errores con un solo sistema que con una serie de sistemas separados para cada paso del proceso.
  • Proporcionar información de la información de los clientes. La mayoría de los ERPs incluyen herramientas CRM de gestión de relaciones con el cliente para realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes. La combinación de estas interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, solicitudes de servicio, etc., proporciona información sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes.
  • Estandarizar y acelerar la fabricación. Las empresas a menudo encuentran que múltiples unidades de negocio hacen funciones similares utilizando diferentes métodos y sistemas informáticos. Los sistemas ERP pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte. Esta estandarización ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce el número de personas.
  • Estandarización del aprovisionamiento. A falta de un sistema de aprovisionamiento integrado, el análisis y el seguimiento de las compras en toda la empresa es todo un reto. Las grandes empresas a menudo encuentran que diferentes unidades de negocio compran el mismo producto pero no reciben el beneficio de los descuentos por volumen. Las herramientas de adquisición de ERP permiten a los equipos de compra negociar con los proveedores identificando a los proveedores, productos y servicios más utilizados.
  • Facilitar la presentación de informes gubernamentales. Los sistemas ERP pueden mejorar en gran medida la capacidad de una organización para presentar los informes necesarios para las normativas gubernamentales, en toda la cadena de suministro, finanzas y recursos humanos.

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas ERP?

Un ERP mejora el rendimiento del negocio de varias maneras. Específicamente:

  • Eficiencia interna. Los sistemas ERP que funcionan correctamente permiten a las empresas reducir el tiempo necesario para completar prácticamente todos los procesos empresariales.
  • Mejor toma de decisiones. Los ERPs promueven la colaboración a través de datos compartidos organizados en torno a definiciones de datos comunes. Los datos compartidos eliminan el tiempo perdido discutiendo sobre la calidad de los datos y permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
  • Mayor agilidad. La estandarización y la simplificación resultan en menos estructuras rígidas. Esto crea una empresa más ágil que puede adaptarse rápidamente mientras aumenta el potencial de colaboración.
  • Seguridad mejorada. Aunque una base de datos centralizada con datos empresariales es un objetivo importante, es más fácil de proteger que los datos que se encuentran dispersos en cientos de servidores en armarios o bajo escritorios. Es particularmente difícil, si el equipo de seguridad no es consciente del servidor o si contiene datos corporativos.

4 características clave de los sistemas ERP

La escala, el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP varían ampliamente. Sin embargo, la mayoría de los programas de ERP tienen las siguientes características:

  1. Integración en toda la empresa. Los procesos de negocio se integran de extremo a extremo entre departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, una nueva orden inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez que la orden es enviada, la factura es enviada.
  2. Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real). Dado que los procesos del ejemplo anterior se producen a los pocos segundos de la recepción del pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que da al vendedor más tiempo para corregir la situación.
  3. Una base de datos común. Una base de datos común fue una de las ventajas iniciales del ERP. Permite que los datos se definan una vez para la empresa con cada departamento utilizando la misma definición. Los distintos departamentos tenían que ajustarse ahora a las normas de datos aprobadas y a las reglas de edición. Mientras que algunos ERP siguen dependiendo de una sola base de datos, otros han dividido la base de datos física para mejorar el rendimiento.
  4. Apariencia y tacto consistentes. Los primeros proveedores de ERP se dieron cuenta de que el software con una interfaz de usuario coherente reduce los costes de formación y parece más profesional. Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, a veces se abandona el aspecto común en favor de la velocidad de lanzamiento al mercado. A medida que las nuevas versiones entran en el mercado, la mayoría de los proveedores de ERP restauran la interfaz de usuario consistente. Gracias a utilizar tecnología Microsoft, en todas las herramientas que el trabajador utiliza mantiene el mismo look & feel y usabilidad. Eso facilita el aprendizaje y adopción por parte del persona.

El Cloud ERP se está volviendo cada vez más popular, pero no todos los ERPs en nube funcionan de la misma manera. Hay dos tipos principales:

  1. ERP como servicio. Con estos ERPs, todos los clientes operan sobre la misma base de código y no tienen acceso al código fuente. Los usuarios pueden configurar pero no personalizar el código. Diríamos que sería el modelo Business Central Cloud.
  2. ERP en una nube de IaaaS. Las empresas que dependen del código personalizado en su ERP no pueden utilizarlo como un servicio. Si desean operar en la nube, la única opción es trasladarse a un proveedor de IaaS, que traslada sus servidores a una ubicación diferente. Diríamos que es la opción Business Central On Premise.

Para la mayoría de las empresas, el ERP como servicio ofrece tres ventajas: El coste inicial es menor, las actualizaciones a nuevas versiones son más fáciles, y los ejecutivos reticentes no pueden presionar a la organización para que escriba código personalizado para su organización.

 

 

En Olivia hemos evolucionado el ERP en la nube como servicio para ofrecer una versión con todas las funcionalidades básicas de una PYME preconfiguradas para que con la modalidad de autoservicio puedas subir tus datos y empezar a trabajar. Además tendrás toda la formación online siempre accesible para guiarte en la implantación y posterior adopción de los procesos con tu nuevo ERP, Olivia Express.

¿Y que diferencia hay con Holded u Oddo? En este post, te lo contamos.

Y si tienes más requerimientos y necesitas más funcionalidad, en Olivia tenemos más de 20 años de experiencia trabajando con PYMES de todos los tamaños y sectores que han mejorado sus procesos de negocio con Business Central y toda la tecnología Microsoft 365.

 

Si quieres más información, estaremos encantados de asesorarte para decidir lo más conveniente para tu empresa

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Consejos para la migración de datos a Dynamics 365 Business Central

Una de las partes más importantes de una migración es hacer que los datos actuales lleguen al nuevo sistema de la manera más eficiente posible. Para ello, la preparación es la clave: cuanto más hagas, más probabilidades tendrás de tener éxito. Si trabajas actualmente con Microsoft Dynamics NAV y estás en una fase de migración a la nueva versión del ERP, a continuación encontrarás algunos consejos para ayudarte a prepararte para la migración de datos a Dynamics 365 Business Central.

¿Cuántos datos necesitas migrar?

Lo primero que hay que determinar es qué tablas son las más importantes y cuántos registros de cada una necesitan ser transferidos. ¿Tienes una lista extensa de tablas con un gran número de registros que necesitan ser transferidos? ¿O es en su mayoría sólo lo básico con un pequeño número de registros?

El manejo de los datos es clave. Los datos cuestan dinero de mantener y retener datos históricos de bajo valor puede tener un impacto negativo en su negocio.

¿Están limpios los datos?

La migración a un nuevo sistema es una gran oportunidad para evaluar la limpieza de tus datos. ¿Hay muchos duplicados? ¿Está desactualizada la información? ¿Hay datos obsoletos?

Si tienes duplicados, determina lo que constituye un duplicado en cada tabla y anota las tablas asociadas afectadas. Además, anota cuántos duplicados tiene. Si el número es pequeño, los duplicados pueden ser manejados por la funcionalidad de fusión incorporada de Dynamics 365. Si hay muchos duplicados, una herramienta de terceros puede ser la mejor.

Si piensas que los datos necesitan una limpieza, necesitas determinar si sería mejor hacerlo mientras los datos están todavía en el sistema antiguo o esperar hasta que estén en el nuevo sistema.

¿Cómo funcionará la seguridad?

Ahora es el momento de determinar cómo va a funcionar la seguridad en el nuevo sistema. Si todo va a ser propiedad de un solo equipo, documenta el nombre de este equipo. Sin embargo, es más probable que necesites una matriz de seguridad. Esto proporcionaría un mapeo entre la forma en que los datos son propiedad del sistema antiguo y la forma en que serán propiedad de los datos en el nuevo sistema.

Otra cosa a considerar es cómo manejar a los ex-empleados y su propiedad de los registros. Puedes abordar esta cuestión de dos maneras. La primera opción es asignar todos los empleados anteriores a un usuario genérico en el nuevo sistema. Este método es simple, pero la desventaja es que perderás información antigua. Para limitar la pérdida de estos datos, crea un campo de texto para mantener el nombre del empleado anterior en el nuevo sistema.

Otra forma de manejar los registros de ex-empleados es crear todos los empleados anteriores en el nuevo sistema y luego deshabilitarlos una vez que se haya completado la migración. Esto preservará la información, pero tiene implicaciones de licencia y puede llevar mucho tiempo crear a los ex-empleados.

¿Qué campos se transferirán?

En este momento, debes crear tu documentación de migración, mapeos de datos, etc.

Conclusión

Para que una migración sea exitosa, gran parte del mérito es el correcto trato de los datos. Muchas de las migraciones se encallan en este tema o elevan su coste por una mala gestión de los datos a migrar. Asegúrate que tu partner tenga un plan específico sobre este tema para trabajar codo a codo con vosotros.

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Business Central: Novedades un año después de su lanzamiento

Desde su lanzamiento en abril de 2018, Dynamics 365 Business Central ha sido adoptado cada vez más por organizaciones que buscan transformar digitalmente sus negocios. En octubre de 18, Microsoft lanzó Business Central para implementaciones locales como el caso de España. Esta última release trae una actualización de Business Central que tiene como objetivo mejorar la satisfacción actual de los clientes con el producto.

Nuevas y potentes funciones para los usuarios empresariales

Microsoft está llevando la productividad al siguiente nivel al ofrecer una experiencia fluida y fácil para todos los clientes de Business Central – aquellos que utilizan la interfaz web en el navegador o la moderna aplicación de Windows para el escritorio. La combinación de las tendencias modernas en torno a las aplicaciones basadas en la web y los complejos requisitos de un cliente de Business Central dio lugar a varias mejoras que abordan la productividad de un profesional ocupado.

Entre esos muchos cambios, se ha habilitado aún más escenarios centrados en el teclado en torno a las características importantes del producto, teniendo en cuenta la velocidad de entrada y análisis de datos, como el uso y la personalización de entradas rápidas, la clasificación de listas mediante el teclado y la navegación por los campos y grupos de datos. Se ha introducido varias mejoras en las características relacionadas con el contexto del cliente, como un indicador contextual de la fecha de trabajo. También se han añadido opciones que permiten a los usuarios avanzados ser aún más productivos, como el modo de enfoque, la búsqueda mejorada y la nueva opción de inspeccionar los datos de la tabla detrás de una página (anteriormente About This Page). También hemos abordado la retroalimentación relacionada con los filtros en la exportación a Excel (añadiendo una opción fácil de Abrir en Excel), la experiencia de auto-guardado común (que incluye un nuevo indicador de auto-guardado), y los elementos modernos de la interfaz, tales como la barra de acciones actualizada y la navegación de todos los productos.

Además, Business Central se vuelve más intuitivo gracias a una experiencia de personalización avanzada y a una mejor capacidad de descubrir nuevas funciones, que incluye menús de acción y grupos actualizados en todo el producto, pero también la capacidad de personalizarlos para que se adapten a las preferencias del usuario.

Mejoras de rendimiento, fiabilidad y escalabilidad

No importa la industria o el tamaño de una pequeña o mediana empresa (PYME), los usuarios esperan un servicio fiable y una plataforma en la que puedan gestionar su negocio, colaborar y realizar su trabajo. Junto con nuestra ola de nuevas e innovadoras funciones, Microsoft ha invertido mucho en aumentar el rendimiento, la fiabilidad y la escalabilidad de Business Central, en toda la plataforma y en las aplicaciones empresariales.

Business Central funciona mucho más rápido con un enfoque en los escenarios típicos de negocio y patrones de uso. La experiencia en el navegador es más sensible gracias a la carga bajo demanda de los elementos de la página, los recursos del servidor están optimizados para una rápida interacción con el usuario, y la base de datos ha sido ajustada para manejar más datos y cargarlos más rápido.

Los usuarios experimentan un servicio más estable porque las actualizaciones se programan para adaptarse al negocio individual, los usuarios ya no se ven interrumpidos por el mantenimiento durante las horas de trabajo, y también hemos madurado las prácticas de salud del servicio para garantizar el máximo tiempo de actividad. Los usuarios que necesitan asistencia ahora tienen una sola pantalla a través de la cual pueden encontrar material de autoayuda, compartir ideas con la comunidad y solicitar asistencia que también se ha simplificado para reducir el tiempo de respuesta.

El equipo de seguridad de Business Central trabaja incansablemente entre bastidores para salvaguardar la seguridad de los datos. Además de la mejora continua de la infraestructura y procesos de seguridad, Microsoft se asegura de que Business Central continúe cumpliendo con las normas de seguridad y privacidad de la industria ISO27001, ISO27017, ISO27018, SOC 1 y 2 Tipo 2, HIPPA BAA, y FERPA. Para más detalles y una lista de todos los certificados .

Accesibilidad

Business Central está preparado para dar soporte a la diversidad de tu personal, donde tanto las interfaces de escritorio como las móviles son ahora altamente accesibles.

Aplicación base como aplicación

Microsoft está invirtiendo en la plataforma para facilitar el acceso de los ISVs a la nube. Se logrará dividiendo la aplicación que existe hoy en una aplicación de sistema y una aplicación como extensión, compilada en AL usando Visual Studio Code.

Datos y AI

La última gran inversión para la edición de abril es comenzar el curso hacia el futuro de la IA y los datos. La única plataforma que importará en la próxima década es la plataforma de datos y la única nube que importará es la nube de IA. Microsoft tiene que asegurarse de que tenga la cordura de los datos, lo que significa que tiene que hacer inversiones para almacenar los datos de los productos en el Servicio Común de Datos (CDS) para Aplicaciones. El primero será fortalecer y preparar la integración con Dynamics 365 for Sales a través de CDS for Apps, luego asegurar que los datos de Business Central contribuyan a la comprensión inteligente (sincronización de notas, predicción de pagos tardíos) en AI for Sales apps y, finalmente, que los usuarios de Business Central obtengan una comprensión inteligente generada por Dynamics 365 Sales Insights (puntuación predictiva de oportunidades).

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El comercio electrónico B2B en 2018 – Infografía

El crecimiento del comercio electrónico B2B ha sido fenomenal en los últimos años y pronto se pondrá al nivel del comercio electrónico B2C. Esto ha quedado demostrado por los informes publicados en los últimos años, que muestran cómo el comercio electrónico B2B ha adquirido la mayor parte del pastel de las ventas minoristas mundiales.

Con el crecimiento exponencial de las ventas de comercio electrónico B2C, la industria B2B también ha seguido el ejemplo. El mercado B2B no sólo está aumentando gradualmente su presencia en línea, sino que también lo está haciendo reflejando las estrategias de comercio electrónico B2C.

Infografía situación del eCommerce B2B

 

 

Tanto las industrias B2B como B2C están cambiando de offline a online porque el eCommerce se ha convertido en el método de compra preferido por los clientes.

Este rápido cambio de comercio de offline a online es validado por las importantes inversiones de gigantes B2C, como eBay y Amazon, realizadas en el espacio B2B.

El crecimiento del comercio electrónico B2B tiene mucho sentido porque los compradores B2B son esencialmente compradores B2C que esperan una experiencia de compra online de alta calidad y sin fisuras. Buscan una experiencia simple y elegante, similar a su experiencia de compras B2C cuando compran como compradores B2B.

Por lo tanto, en lugar de gastar tiempo y energía en levantar el teléfono para llamar a un proveedor para hacer preguntas sobre precios o comprometerse directamente con los representantes de ventas, marketing y servicio al cliente, los compradores B2B prefieren la opción de autoservicio en línea mediante la investigación, búsqueda, compra y gestión de sus cuentas a través de una única plataforma basada en la web.

Esto, sin embargo, sólo se puede lograr a través de una solución de comercio electrónico que tiene características robustas, es intuitiva, posee capacidades de integración para tirar del back-end y es fácil de usar. Existen varias soluciones de comercio electrónico, como Magento, Prestashop, Woocommerce, etc., que proporcionan estas características para una mejor experiencia del cliente.

Por lo tanto, para tener éxito como vendedor de comercio electrónico B2B, primero hay que seleccionar la solución de comercio electrónico B2B correcta y luego invertir en la construcción de su sitio web utilizando esa solución.

 

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La elección del partner correcto de Microsoft Dynamics es fundamental para el éxito del proyecto

Microsoft Dynamics es uno de los líderes en la industria de software empresarial como ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management).

Elegir el software adecuado es importante, y sin duda has hecho tu tarea y has descubierto la funcionalidad que ayudará a tu empresa a automatizar, organizar y avanzar.

Pero una vez que hayas preseleccionado una solución de Microsoft Dynamics, una decisión igualmente importante será elegir un partner con el que trabajar. Un partner de confianza te ayudará con la instalación, pero debería ser capaz de hacer mucho más. El partner adecuado puede asegurar que tu proyecto se mantenga en el camino correcto, dentro del presupuesto, e incluye los parámetros adecuados para ayudarte a alcanzar tus objetivos de negocio.

Puede parecer difícil elegir entre varios socios tecnológicos, pero hacerlo es vital para el éxito de tu proyecto de ERP o CRM.

Aquí hay cinco cosas que debes buscar en un socio de Microsoft Dynamics:

1. ¿Tiene un conocimiento experto del producto?

Querrás que tu partner tenga un amplio conocimiento de los productos de Microsoft para que pueda asesorarte en la selección. Debe entender la trayectoria de Microsoft y también la dirección en la que se dirige para poder ayudarte a planificar el crecimiento futuro. Elige un partner que esté alineado con la estrategia de Microsoft y sea conocedor de todas las soluciones alrededor para proponer la mejor solución para el cliente y no únicamente según los conocimientos que tenga.

2. ¿Tiene experiencia en tu sector?

¿Ha trabajado el partner con otras empresas similares a la tuya? Pide referencias y revísalas. Si el partner ha ayudado con éxito a otros en tu nicho de mercado, es muy probable que comprenda tus procesos y objetivos, esté familiarizado con tus desafíos y pueda anticiparse a tus necesidades. Es cierto que cada organización es diferente, pero la especialización en un sector habrá permitido tener un know-how que te ayudará a asesorarte mejor.

3. ¿Tiene un personal experimentado y un equipo comprometido?

Las implementaciones de proyectos serán exitosas si el equipo del partner tiene experiencia y pasión por el proyecto. Pregunta quién exactamente trabajará contigo y cuáles son sus calificaciones. ¿Cuánto tiempo han estado miembros del equipo en la compañía y en el sector?

4. ¿Tiene un historial positivo en cuanto a implementaciones?

Pide a los partners de Dynamics que entreviste, que le proporcionen algunos datos y cifras que indiquen los índices de éxito de sus proyectos en términos que sean significativos para ti. Averigua qué porcentaje de sus proyectos están dentro del presupuesto. Para los proyectos que incurren en gastos adicionales, averigua cuáles son las circunstancias que están detrás de la ampliación.

5. ¿Tiene un plan de apoyo sensible?

No debes asumir que vas a encender el interruptor un día y nunca más vas a necesitar la ayuda del implantador. A medida que la organización siga creciendo, también lo harán tus necesidades. Tal vez quieras nuevos informes o necesites agregar nuevos usuarios. Eventualmente habrá actualizaciones y mejoras. Y si necesitas un solucionador de problemas, es bueno saber dónde puedes llamar y obtener la ayuda.

Identificar los criterios que son importantes para ti e identificar cómo se adapta el partner te ayudará a elegir un socio que sea capaz de cumplir con tus estándares. Cuando se trata de eso, la contratación del partner adecuado se basa parcialmente en quién te gusta más, con quién te sientes cómodo trabajando y en quién confías.

 

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