MICROSOFT DYNAMICS NAVISION: CÓMO GANAR EFECTIVIDAD EN TU EMPRESA

¿Existe una fórmula mágica para el éxito empresarial? Todos sabemos la respuesta: no existen los milagros. Pero sí podemos afirmar que existen estrategias empresariales que nos pueden ayudar en el camino hacia el éxito. Por ejemplo, con los modelos de negocio actuales es cada vez más evidente que una buena estrategia es establecer una buena organización, mantener una correcta planificación y tener la capacidad de saber gestionar los procesos habituales de una empresa.

En el trasfondo de nuestro complejo tejido empresarial precisamos de instrumentos que nos ayuden a allanar este camino que puede llegar a ser tan tortuoso. La solución la encontramos en las nuevas herramientas que las nuevas tecnologías ponen a nuestro alcance. Herramientas que nos otorgarán la capacidad de dar mejores y más rápidas respuestas a las diferentes tareas que desarrollan todos los departamentos de una empresa. Y, por lo tanto, nos ayudarán a ganar efectividad.

En este contexto nos encontramos herramientas como los modernos CRM (Customer Relationship Management) o los ERP (Enterprise Resource Planning). Si los CRM se caracterizan por la relación con el cliente y el departamento comercial, los ERP son los que se relacionan con la parte más interna de la empresa: el back office, la gestión de inventarios, el control de producción y de calidad, la gestión de recursos humanos, la generación y el envío de facturas a clientes y proveedores, etc. Implementar herramientas como el ERP Microsoft Dynamic Navision es la estrategia ideal para incrementar el rendimiento de una empresa.

Microsoft Dynamics NAV (Navision) para empresas

Microsoft Dynamic Navision es una solución ERP diseñada para agilizar los procesos de una empresa. Es una herramienta de negocio avanzada enfocada en mejorar todos los procesos para incrementar el rendimiento de todas sus áreas. Un software al que tienen acceso los diferentes departamentos de la empresa que intervienen en cada tarea ayudándoles a interrelacionarse entre ellos. De esta forma, los datos se transforman rápidamente en información y constantemente se mantiene el control de todos los pasos actuales y futuros.

El ERP Navision de Microsoft es una solución integral. Es decir, recoge todos los precesos de las áreas de finanzas, gestión de suministros, ventas y marketing, gestión de proyectos o recursos humanos para tener todos los posibles factores controlados. De esta manera, toda la información es accesible en todo momento para todas las áreas implicadas y se puede relacionar y coordinar para una gestión más eficiente.

Por lo tanto, cada empleado siempre tiene acceso a toda la información, todos los documentos y cualquier otro elemento que precise de manera intuitiva y personalizada según sus necesidades.

Además, al hacer disponible una gran cantidad de valiosa información y múltiples herramientas para generar análisis e informes, Microsoft Dynamic Nav contribuye a la optimización de la toma de decisiones.

Ventajas del ERP Navision

  • Sincronización con otros software de Microsoft: Navision ERP es una completa herramienta que ofrece una gran abanico de soluciones integradas. Gracias a la sincronización con otros software Microsoft como Windows Vista o el paquete de Microsoft Office, se convierte en una herramienta muy fácil de usar y muy rápida de implantar.
  • Sencillez y productividad: En la actualidad, en una empresa puede ser difícil organizar y simplificar tareas, eliminar la saturación o simplemente enfocar la información en la dirección correcta. El ERP Navision tan solo nos muestras las características que necesitamos por lo que podemos gestionar los procesos con mayor rapidez y enfocarnos en potenciar nuestro negocio. Además, los Centros de Roles de Microsoft Dynamic Nav nos dan la opción de asignar diferentes roles laborales a cada miembro de nuestra organización.
  • Optimización en la toma de decisiones: Gracias al amplio abanico de herramientas de análisis y de informes detallados y al acceso en tiempo real de Microsoft Dynamic Navision el personal puede llegar a tomar sus propias decisiones, informadas y fiables, enfocadas en impulsar el negocio.
  • Implantación rápida y segura: El ERP Navision está preparado para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio, sin interrumpir las operaciones o modificar el presupuesto, además de rentabilizar al máximo las inversiones. Por ese motivo es considerado uno de los software de gestión más fiables para la evolución y el crecimiento de las empresas. Además, con características de seguridad específicas que otorgan accesos limitados a los diferentes miembros de la empresa y un entorno de desarrollo orientado a objetivos con un código fuente compacto que simplifica el mantenimiento del sistema y la conexión con otros sistemas.

¿Quieres saber más sobre Microsoft Dynamic Navision y sobre cómo ganar efectividad en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros.

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Consejos para la migración de datos a Dynamics 365 Business Central

Una de las partes más importantes de una migración es hacer que los datos actuales lleguen al nuevo sistema de la manera más eficiente posible. Para ello, la preparación es la clave: cuanto más hagas, más probabilidades tendrás de tener éxito. Si trabajas actualmente con Microsoft Dynamics NAV y estás en una fase de migración a la nueva versión del ERP, a continuación encontrarás algunos consejos para ayudarte a prepararte para la migración de datos a Dynamics 365 Business Central.

¿Cuántos datos necesitas migrar?

Lo primero que hay que determinar es qué tablas son las más importantes y cuántos registros de cada una necesitan ser transferidos. ¿Tienes una lista extensa de tablas con un gran número de registros que necesitan ser transferidos? ¿O es en su mayoría sólo lo básico con un pequeño número de registros?

El manejo de los datos es clave. Los datos cuestan dinero de mantener y retener datos históricos de bajo valor puede tener un impacto negativo en su negocio.

¿Están limpios los datos?

La migración a un nuevo sistema es una gran oportunidad para evaluar la limpieza de tus datos. ¿Hay muchos duplicados? ¿Está desactualizada la información? ¿Hay datos obsoletos?

Si tienes duplicados, determina lo que constituye un duplicado en cada tabla y anota las tablas asociadas afectadas. Además, anota cuántos duplicados tiene. Si el número es pequeño, los duplicados pueden ser manejados por la funcionalidad de fusión incorporada de Dynamics 365. Si hay muchos duplicados, una herramienta de terceros puede ser la mejor.

Si piensas que los datos necesitan una limpieza, necesitas determinar si sería mejor hacerlo mientras los datos están todavía en el sistema antiguo o esperar hasta que estén en el nuevo sistema.

¿Cómo funcionará la seguridad?

Ahora es el momento de determinar cómo va a funcionar la seguridad en el nuevo sistema. Si todo va a ser propiedad de un solo equipo, documenta el nombre de este equipo. Sin embargo, es más probable que necesites una matriz de seguridad. Esto proporcionaría un mapeo entre la forma en que los datos son propiedad del sistema antiguo y la forma en que serán propiedad de los datos en el nuevo sistema.

Otra cosa a considerar es cómo manejar a los ex-empleados y su propiedad de los registros. Puedes abordar esta cuestión de dos maneras. La primera opción es asignar todos los empleados anteriores a un usuario genérico en el nuevo sistema. Este método es simple, pero la desventaja es que perderás información antigua. Para limitar la pérdida de estos datos, crea un campo de texto para mantener el nombre del empleado anterior en el nuevo sistema.

Otra forma de manejar los registros de ex-empleados es crear todos los empleados anteriores en el nuevo sistema y luego deshabilitarlos una vez que se haya completado la migración. Esto preservará la información, pero tiene implicaciones de licencia y puede llevar mucho tiempo crear a los ex-empleados.

¿Qué campos se transferirán?

En este momento, debes crear tu documentación de migración, mapeos de datos, etc.

Conclusión

Para que una migración sea exitosa, gran parte del mérito es el correcto trato de los datos. Muchas de las migraciones se encallan en este tema o elevan su coste por una mala gestión de los datos a migrar. Asegúrate que tu partner tenga un plan específico sobre este tema para trabajar codo a codo con vosotros.

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Business Central: Novedades un año después de su lanzamiento

Desde su lanzamiento en abril de 2018, Dynamics 365 Business Central ha sido adoptado cada vez más por organizaciones que buscan transformar digitalmente sus negocios. En octubre de 18, Microsoft lanzó Business Central para implementaciones locales como el caso de España. Esta última release trae una actualización de Business Central que tiene como objetivo mejorar la satisfacción actual de los clientes con el producto.

Nuevas y potentes funciones para los usuarios empresariales

Microsoft está llevando la productividad al siguiente nivel al ofrecer una experiencia fluida y fácil para todos los clientes de Business Central – aquellos que utilizan la interfaz web en el navegador o la moderna aplicación de Windows para el escritorio. La combinación de las tendencias modernas en torno a las aplicaciones basadas en la web y los complejos requisitos de un cliente de Business Central dio lugar a varias mejoras que abordan la productividad de un profesional ocupado.

Entre esos muchos cambios, se ha habilitado aún más escenarios centrados en el teclado en torno a las características importantes del producto, teniendo en cuenta la velocidad de entrada y análisis de datos, como el uso y la personalización de entradas rápidas, la clasificación de listas mediante el teclado y la navegación por los campos y grupos de datos. Se ha introducido varias mejoras en las características relacionadas con el contexto del cliente, como un indicador contextual de la fecha de trabajo. También se han añadido opciones que permiten a los usuarios avanzados ser aún más productivos, como el modo de enfoque, la búsqueda mejorada y la nueva opción de inspeccionar los datos de la tabla detrás de una página (anteriormente About This Page). También hemos abordado la retroalimentación relacionada con los filtros en la exportación a Excel (añadiendo una opción fácil de Abrir en Excel), la experiencia de auto-guardado común (que incluye un nuevo indicador de auto-guardado), y los elementos modernos de la interfaz, tales como la barra de acciones actualizada y la navegación de todos los productos.

Además, Business Central se vuelve más intuitivo gracias a una experiencia de personalización avanzada y a una mejor capacidad de descubrir nuevas funciones, que incluye menús de acción y grupos actualizados en todo el producto, pero también la capacidad de personalizarlos para que se adapten a las preferencias del usuario.

Mejoras de rendimiento, fiabilidad y escalabilidad

No importa la industria o el tamaño de una pequeña o mediana empresa (PYME), los usuarios esperan un servicio fiable y una plataforma en la que puedan gestionar su negocio, colaborar y realizar su trabajo. Junto con nuestra ola de nuevas e innovadoras funciones, Microsoft ha invertido mucho en aumentar el rendimiento, la fiabilidad y la escalabilidad de Business Central, en toda la plataforma y en las aplicaciones empresariales.

Business Central funciona mucho más rápido con un enfoque en los escenarios típicos de negocio y patrones de uso. La experiencia en el navegador es más sensible gracias a la carga bajo demanda de los elementos de la página, los recursos del servidor están optimizados para una rápida interacción con el usuario, y la base de datos ha sido ajustada para manejar más datos y cargarlos más rápido.

Los usuarios experimentan un servicio más estable porque las actualizaciones se programan para adaptarse al negocio individual, los usuarios ya no se ven interrumpidos por el mantenimiento durante las horas de trabajo, y también hemos madurado las prácticas de salud del servicio para garantizar el máximo tiempo de actividad. Los usuarios que necesitan asistencia ahora tienen una sola pantalla a través de la cual pueden encontrar material de autoayuda, compartir ideas con la comunidad y solicitar asistencia que también se ha simplificado para reducir el tiempo de respuesta.

El equipo de seguridad de Business Central trabaja incansablemente entre bastidores para salvaguardar la seguridad de los datos. Además de la mejora continua de la infraestructura y procesos de seguridad, Microsoft se asegura de que Business Central continúe cumpliendo con las normas de seguridad y privacidad de la industria ISO27001, ISO27017, ISO27018, SOC 1 y 2 Tipo 2, HIPPA BAA, y FERPA. Para más detalles y una lista de todos los certificados .

Accesibilidad

Business Central está preparado para dar soporte a la diversidad de tu personal, donde tanto las interfaces de escritorio como las móviles son ahora altamente accesibles.

Aplicación base como aplicación

Microsoft está invirtiendo en la plataforma para facilitar el acceso de los ISVs a la nube. Se logrará dividiendo la aplicación que existe hoy en una aplicación de sistema y una aplicación como extensión, compilada en AL usando Visual Studio Code.

Datos y AI

La última gran inversión para la edición de abril es comenzar el curso hacia el futuro de la IA y los datos. La única plataforma que importará en la próxima década es la plataforma de datos y la única nube que importará es la nube de IA. Microsoft tiene que asegurarse de que tenga la cordura de los datos, lo que significa que tiene que hacer inversiones para almacenar los datos de los productos en el Servicio Común de Datos (CDS) para Aplicaciones. El primero será fortalecer y preparar la integración con Dynamics 365 for Sales a través de CDS for Apps, luego asegurar que los datos de Business Central contribuyan a la comprensión inteligente (sincronización de notas, predicción de pagos tardíos) en AI for Sales apps y, finalmente, que los usuarios de Business Central obtengan una comprensión inteligente generada por Dynamics 365 Sales Insights (puntuación predictiva de oportunidades).

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La elección del partner correcto de Microsoft Dynamics es fundamental para el éxito del proyecto

Microsoft Dynamics es uno de los líderes en la industria de software empresarial como ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management).

Elegir el software adecuado es importante, y sin duda has hecho tu tarea y has descubierto la funcionalidad que ayudará a tu empresa a automatizar, organizar y avanzar.

Pero una vez que hayas preseleccionado una solución de Microsoft Dynamics, una decisión igualmente importante será elegir un partner con el que trabajar. Un partner de confianza te ayudará con la instalación, pero debería ser capaz de hacer mucho más. El partner adecuado puede asegurar que tu proyecto se mantenga en el camino correcto, dentro del presupuesto, e incluye los parámetros adecuados para ayudarte a alcanzar tus objetivos de negocio.

Puede parecer difícil elegir entre varios socios tecnológicos, pero hacerlo es vital para el éxito de tu proyecto de ERP o CRM.

Aquí hay cinco cosas que debes buscar en un socio de Microsoft Dynamics:

1. ¿Tiene un conocimiento experto del producto?

Querrás que tu partner tenga un amplio conocimiento de los productos de Microsoft para que pueda asesorarte en la selección. Debe entender la trayectoria de Microsoft y también la dirección en la que se dirige para poder ayudarte a planificar el crecimiento futuro. Elige un partner que esté alineado con la estrategia de Microsoft y sea conocedor de todas las soluciones alrededor para proponer la mejor solución para el cliente y no únicamente según los conocimientos que tenga.

2. ¿Tiene experiencia en tu sector?

¿Ha trabajado el partner con otras empresas similares a la tuya? Pide referencias y revísalas. Si el partner ha ayudado con éxito a otros en tu nicho de mercado, es muy probable que comprenda tus procesos y objetivos, esté familiarizado con tus desafíos y pueda anticiparse a tus necesidades. Es cierto que cada organización es diferente, pero la especialización en un sector habrá permitido tener un know-how que te ayudará a asesorarte mejor.

3. ¿Tiene un personal experimentado y un equipo comprometido?

Las implementaciones de proyectos serán exitosas si el equipo del partner tiene experiencia y pasión por el proyecto. Pregunta quién exactamente trabajará contigo y cuáles son sus calificaciones. ¿Cuánto tiempo han estado miembros del equipo en la compañía y en el sector?

4. ¿Tiene un historial positivo en cuanto a implementaciones?

Pide a los partners de Dynamics que entreviste, que le proporcionen algunos datos y cifras que indiquen los índices de éxito de sus proyectos en términos que sean significativos para ti. Averigua qué porcentaje de sus proyectos están dentro del presupuesto. Para los proyectos que incurren en gastos adicionales, averigua cuáles son las circunstancias que están detrás de la ampliación.

5. ¿Tiene un plan de apoyo sensible?

No debes asumir que vas a encender el interruptor un día y nunca más vas a necesitar la ayuda del implantador. A medida que la organización siga creciendo, también lo harán tus necesidades. Tal vez quieras nuevos informes o necesites agregar nuevos usuarios. Eventualmente habrá actualizaciones y mejoras. Y si necesitas un solucionador de problemas, es bueno saber dónde puedes llamar y obtener la ayuda.

Identificar los criterios que son importantes para ti e identificar cómo se adapta el partner te ayudará a elegir un socio que sea capaz de cumplir con tus estándares. Cuando se trata de eso, la contratación del partner adecuado se basa parcialmente en quién te gusta más, con quién te sientes cómodo trabajando y en quién confías.

 

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Dynamics NAV: 3 escenarios posibles ante un cambio de versión

Microsoft Dynamics NAV es un ERP que recibe soporte por parte de Microsoft, desde el momento del lanzamiento de cada versión, y durante los siguientes 5 años. Este soporte compromete al fabricante a hacer que el sistema esté actualizado en lo referente a cambios que por normativa legal, el software deba cumplir. Se puede mantener el software más tiempo que ese período, pero considerando que cualquier cambio, deberá ser resuelto “ad-hoc” por el Partner o el equipo de desarrollo del propio cliente.

–En Abril de 2018, Microsoft ha lanzado un nuevo ERP al mercado, que si bien mantiene el espíritu de Dynamics NAV (y su funcionalidad), a nivel tecnológico supone una revolución.

Dynamics NAV Roadmap

–Considerando lo indicado anteriormente, para una empresa que ahora mismo funciona con una versión anterior de Microsoft Dynamics NAV (de NAV2013 en adelante), se plantean tres posibles escenarios de evolución.

–Detallamos en los siguientes puntos las particularidades de cada modelo:

  1. Migrar a Microsoft Dynamics NAV 2018
  2. Migrar o Reimplantar a Dynamics365 Business Central (On-Premise)
  3. Reimplantar Dynamics365 Business Central (Cloud)

 

Migrar a Microsoft Dynamics NAV 2018

–Este planteamiento es el más conservador, puesto que en una migración se puede traspasar, tanto las personalizaciones (desarrollos) hechas a medida para el cliente, como todo el histórico de movimientos que existe en la versión actual. –Para los usuarios es el cambio “más suave”, puesto que la interfaz de trabajo es muy similar a la que viene usando NAV desde la versión NAV2009 RTC en adelante.

––A efectos de costes de licencia, y considerando que se está al día del contrato de actualización de versiones (BREP), esta actualización no implica ningún cambio en el coste anual, ni en la fórmula de pago.

–Los requerimientos de Servidor y PC’s pueden ser los mismos que en versiones anteriores, por lo que es posible que se pueda aprovechar los equipos tal cual están y quizás sólo haya que tener en cuenta que a nivel de Software base, haya compatibilidad. No es necesario “saltar” a la nube en un cambio de este tipo, y podemos seguir con el mismo modelo de infraestructura que hay hoy.–

A efectos económicos es el escenario más ajustado, y a nivel de fechas, también es el planteamiento más reducido.

–El “inconveniente” que tiene este cambio, es su relativamente corto ciclo de vida, pues Microsoft sólo dará soporte a esta versión hasta otoño de 2.022. Así pues, en caso de seleccionar este planteamiento, el siguiente cambio (siempre que sigamos con los ERP de Microsoft) será a Business Central.

 

 

Migrar a o reimplantar a Dynamics 365 Business Central

–Este planteamiento, permite realizar una migración desde versiones anteriores de Dynamics NAV2015 o posterior (con versiones anteriores hay que hacer una migración intermedia). –Aún permite aprovechar el entorno de desarrollo C/AL utilizado en los últimos años en Microsoft Dynamics NAV, lo que significa que las adaptaciones hechas, se podrían llegar a traspasar a Business Central.

–––No está claro por el momento, si de este escenario se podrá “migrar” al siguiente que planteamos (100% Cloud), por lo que podría darse el caso que si la voluntad es acabar ir yendo al Cloud a medio plazo, este cambio no nos haga estar en una posición mejor que un NAV2016/2018.

Este es un modelo de transición, puesto que a corto/medio plazo, este entorno de desarrollo quedará discontinuado. Está pensado para hacer instalaciones “On Premise” (en un Servidor tradicional de toda la vida, o bien en Servidores privados en el Cloud, por ejemplo Azure).

–Existe la posibilidad de trabajar aún con el cliente Windows, lo que significa que para usuarios que vienen de versiones NAV2009 RTC o posterior es un cambio de poca envergadura (la interfaz de usuario es prácticamente idéntica). También se puede trabajar con la nueva interfaz Web, lo que forzosamente nos llevará a la necesidad de disponer de un nuevo Servidor para este servicio, que se conectará al Servidor de Base de Datos que ya existirá.

–Es por tanto un modelo híbrido en lo referente a tecnología y entorno de desarrollo. Lógicamente es una versión que tiene mucha más “vida” por delante que el NAV2018 comentado anteriormente.

–Este modelo permite además incorporar APPs en formato de Extensión, disponibles en la Appsource de Microsoft.

–A efectos de licencia, y siempre que se esté al día del contrato de actualización de versiones, hay planes de migración de ésta. Estos cambios no suponen ningún coste adicional para el cliente, y siempre se mantiene como mínimo la misma funcionalidad o número de usuarios.

El mayor cambio viene dado porque se pasa a un modelo de licencia nominal por usuario. Esto implica que cada empleado que acceda al sistema, debe disponer de una licencia a su nombre, independientemente del uso esporádico o intenso que haga del ERP. Por tanto, en algunos escenarios de migración desde NAV, puede ser necesario añadir licencias de usuario adicional. Los futuros cambios de versión, se deben hacer por personal cualificado (el Partner implantador).

 

 

Reimplantar Dynamics 365 Business Central (Cloud)

–Este modelo, hoy por hoy, sólo se puede contemplar en la modalidad de Re-Implantación. Por tanto no se pueden traspasar datos históricos.

–Las adaptaciones que haya hechas se podrían llegar a traspasar, pero hay que aplicar un proceso de transformación, puesto que en este caso ya sólo se puede desarrollar en el nuevo entorno A.L. (programación a través de Visual Studio Code). Hay que analizar caso por caso si merece la pena, o bien es mejor desarrollar desde cero.

–Business Central en Cloud es un cambio importante en el modelo de uso del ERP, pues se prescinde de Servidores propios y de todos los elementos asociados a éstos (licencias de software, seguridad, copias, mantenimiento, etc…) Desde el punto de vista de interfaz de usuario, el cambio es mayor y a pesar de que mantiene la esencia y raíces de Dynamics NAV, el aspecto es diferente.

–A efectos de licencia, al igual que en el caso anterior, se pasa a licencias de usuario nominales. Para clientes con mantenimiento en vigor y cambios que se realicen antes de verano de 2.022, se aplicará un 40% de descuento en las cuotas mensuales de usuario, de manera perpetua.

–La licencia pasa a ser facturada mediante cuotas mensuales (y lógicamente deja de pagarse el mantenimiento). Esta fórmula permite crecer o decrecer en usuarios, mes a mes. No es posible combinar tipos de usuario, o todos Essentials o todos Premium.

–Sin duda, una de las mayores ventajas de Business Central Cloud, es que el ERP siempre está al día de versiones. Se actualiza de manera automática, desasistida, y con un promedio de 2 cambios anuales de versión.

 

Conclusión

No hay ninguna opción mejor que las otras, depende de la situación de la empresa y los planes de futuro con el ERP será mejor una opción u otra. Para ello, te ofrecemos un estudio gratuito de tu situación para evaluar pros y contras de cada modelo para ser planteado desde diferentes puntos de vista : económico, funcional y recorrido.

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