La siguiente infografía muestra el peligro de no tener actualizado tu software de contabilidad. Ciertas empresas trabajan aún con versiones de más de 10 años. Tanto la tecnología como los procesos internos de la empresa han variado durante ese tiempo, por lo que utilizar herramientas no actualizadas puede comportar los siguientes riesgos:

Business Central Olivia

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La inversión inicial en la adquisición y aplicación de un sistema ERP es considerable, tanto en términos de esfuerzos humanos como de recursos financieros. Después de una implementación exitosa, el sistema pasa al modo de mantenimiento y las organizaciones comienzan a obtener valor de su inversión. Después de un período prolongado, debido a los cambios en el paradigma empresarial y tecnológico, se hace cada vez más difícil y costoso mantener y ampliar el sistema. Se inicia el proceso de reimplementación o migración y el inicio de un nuevo ciclo.

Fases del ciclo de vida del ERP

Los ciclos de vida de los ERP, que abarcan de 5 a 10 años de vida útil efectiva, a menudo se confunden con el ciclo de vida de la implementación de ERP. Las fases del ciclo de vida del ERP son:

Despliegue del ERP: El despliegue inicial de un sistema ERP en sí consiste en varias fases que comienzan con la Solicitud de Propuesta (RFP) y la selección del proveedor y terminan con la fase de puesta en marcha y de sujeción manual. Algunas cuestiones importantes relativas a esta fase, como se indica a continuación, tendrán una relación directa con las fases posteriores del ciclo de vida de la planificación de los recursos institucionales:

  • Grado de adaptación del producto ERP a las necesidades actuales del negocio y grado de personalización realizada, en particular la personalización del código fuente.
  • Compromiso del partner para la evolución del ERP
  • Nivel de soporte

Optimización: Después de que el sistema esté en funcionamiento, habrá un período de adaptación. Debido al uso del nuevo sistema, los usuarios empezarán a encontrar pequeños detalles a mejorar o ciertos aspectos que no se tuvieron en cuenta en la implantación. Con el apoyo del partner, se realizarán estos ajustes con un servicio proactivo por parte del implantador, esta fase debería terminar en un plazo de seis meses a un año y el sistema debería comenzar a estabilizarse.

Mantenimiento: Este es el período más largo del ciclo de vida, cuando la organización comienza a darse cuenta del valor de su inversión. Los usuarios se familiarizarán y empezarán a ser dueños del sistema. Se pueden realizar mejoras, como nuevos informes, diferentes flujos de trabajo, localización de impuestos, etc. El mantenimiento estará cubierto por un acuerdo de nivel de servicio dependiendo de las necesidades de la empresa. Para un sistema complicado, puede haber un proveedor externo que ayude en el mantenimiento inside.

Extensión del valor: Esta fase se solapa con la fase de mantenimiento. Los procesos de negocio nuevos o modificados requieren cambios menores o moderados en el sistema. Puede haber grandes cambios en el escenario, tales como: i) implementación de un nuevo sistema de contabilidad, por ejemplo, el SII; ii) Adquisiciones/reestructuraciones; iii) ampliación del sistema con productos adicionales, tales como un Customer Relationship Management (CRM) y Business Intelligence (BI). A veces los cambios en los costes pueden ser prohibitivos, particularmente para los sistemas en los que se ha hecho mucha personalización durante la fase de implementación.

Paralelamente a los cambios empresariales, también se producen cambios tecnológicos. Aparecen nuevos lanzamientos y versiones para plataformas tecnológicas como Sistemas Operativos o Bases de Datos. Los proveedores de ERP publican parches y versiones de sus productos a intervalos regulares que deben incorporarse al sistema existente. Esto generalmente implica esfuerzos menores o modestos. Pero, el problema surge cuando muchos objetos de software fueron personalizados durante la implementación. La adaptación de estos objetos para hacerlos compatibles con versiones posteriores puede resultar un importante ejercicio de migración que implique un coste y un esfuerzo exorbitantes.

Decadencia del sistema: Para una empresa, la necesidad del negocio y el requerimiento tecnológico, continúan evolucionando. Coste, complejidad y dificultad para modificar y actualizar el sistema frena la evolución del mismo. Arreglar el sistema existente no es más viable y proporciona un rendimiento decreciente. Se investigan las alternativas y se toma la decisión de reimplementación.

Reimplementación: Similar a la fase de despliegue como se mencionó anteriormente. Sin embargo, las organizaciones están mejor organizadas ahora. El proceso inicial se llevará a cabo de manera más profesional. Es probable que adopten la última versión del sistema con una mínima necesidad de personalización, de modo que el próximo ciclo ofrezca un mejor retorno de la inversión (ROI).

Si estás trabajando con una versión «antigua» de Microsoft Dynamics NAV (Navision) te recomendamos leer el siguiente ebook para ver las novedades que incorpora cada versión desde la que estés trabajando.

Tal vez hayas oido en alguna conversación con un partner de Microsoft Dynamics el término Team member cuando se plantea el tema de nº de usuarios necesarios. Para intentar optimizar las licencias, existen diferentes niveles de usuario dependiendo de lo que puede o no hacer. En ciertas ocasiones no es necesario que todos los usuarios tengan todas las opciones, por eso existe la figura del Team Member, un usuario con limitaciones, para perfiles mayoritariamente de consulta, y claro está, con un precio mucho menor. Eso si, debe tener al menos un usuario Essentials o Premium como mínimo.

¿Qué puede hacer un usuario Team member?

Un Team member es para miembros del equipo que no están atados a una determinada tarea y que sólo necesitan una «funcionalidad básica», como acceso de lectura así como algún acceso de escritura para tareas ligeras.

  • Leer cualquier cosa en Dynamics 365 Business Central
  • Modificar los registros de clientes, productos o proveedores ya creados.
  • Modificar los asientos cuando esté específicamente permitido desde una perspectiva contable para actualizar los asientos específicos.
  • información, como la fecha de vencimiento en las entradas del libro de deudores.
  • Aprobar o rechazar tareas en todos los flujos de trabajo asignados al usuario.
  • Crear, editar o eliminar una cotización.
  • Crear, editar o eliminar información personal.
  • Introducir las hojas de horas para los trabajos.
  • Utilizar PowerApps para Dynamics 365.

¿Qué permisos hay en el plan Team member?

El plan Team member da acceso a ciertas operaciones en un subconjunto de tablas del sistema. El acceso se define por los permisos dentro del plan Team member, los cuales están contenidos en los siguientes conjuntos de permisos:

Conjunto de permisosPara qué sirve
D365 LecturaDa acceso de lectura a todas las tablas del producto.
D365 Team MembersPermite escribir, borrar y modificar el acceso a un subconjunto de tablas del producto, es decir, permite crear una oferta de venta, modificar un pedido de venta, modificar una tarjeta de vendedor, etc. Básicamente define lo que puede hacer el usuario de Team Members.
LOCALPermite escribir, eliminar y modificar el acceso a todas las funciones locales del producto.
D365 SeguridadDa acceso a la gestión de usuarios. No se asigna al usuario de Team member de forma predeterminada, pero se puede asignar si es necesario.
D365 Resolución de problemasDa acceso a herramientas para la resolución de problemas.

¿Pueden los usuarios de Team Members trabajar con extensiones?

Sí, un usuario Team Member puede trabajar con extensiones, tanto propias como de terceros, que se encuentran en App Source, pero también con extensiones para clientes que sean creadas para el propio cliente.

¿Pueden los usuarios Team Member trabajar con PowerBI, PowerApps y Microsoft Flow?

Sí, puede usar PowerBI, PowerApps y Microsoft Flow como usuario Team member. Los datos que recupere y utilice en estos productos seguirán estando restringidos por su plan, es decir, si está utilizando una Power App para crear pedidos de ventas, puede leer todos los pedidos de ventas pero sólo modificar los existentes. No se pueden crear nuevos pedidos de cliente, ya que esto no está permitido con el plan Team member.

¿Cómo se compara el plan Team member con la licencia Limited user de Dynamics NAV?

En NAV 2018 existía la licencia Limited User. Esta cambió a la licencia Team member con el lanzamiento en octubre de 2018 de Business Central. Como existen dos tipos de licenciamiento, on Premise y Cloud, se diferencia para cada caso su funcionalidad. Dependiendo del licenciamiento escogido existen ciertas peculiaridades distintas que el partner debe tener en consideración cuando implanta la solución ERP.

El pasado 30 de Mayo realizamos un seminario online sobre la solución eIfD de nuestro partner colaborador, Innova Advanced Consulting, que distribuye para el canal de partners de Microsoft Dynamics la solución de Facturación Electrónica.

eIfD es una solución para Microsoft Dynamics NAV / Business Central para realizar la firma electrónica de las facturas para la administración pública, así como de otros documentos. La plataforma soporta los formatos estándar de Facturae y FACe.

Alcances funcionales

  • Módulo 1 – Emisión/Recepción de Facturas Electrónicas en formato XML Facturae* [3.2 – 3.2.1 – 3.2.2] firmadas digitalmente.
  • Módulo 2 – Emisión Facturas Electrónicas en Formato PDF firmadas digitalmente.

Versiones soportadas Microsoft Dynamics NAV / Business Central

Microsoft Dynamics NAV 2015 en adelante.

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