La gestión de las finanzas de tu empresa es la columna vertebral de tu negocio y es vital para la salud y la viabilidad a largo plazo. Para seguir aplicando el rigor financiero necesario para respaldar tu negocio, el departamento de contabilidad necesita las herramientas adecuadas para hacer su trabajo de la manera más eficiente. Sin herramientas para manejar los requisitos empresariales y normativos, el personal de contabilidad pierde tiempo en trabajo manual y duplicado mientras cierran los libros cada mes.

Cuando las hojas de cálculo y soluciones desconectadas se convierten en la norma de tu departamento financiero, percibes que es hora de actualizar tu solución de gestión financiera. Los tiempos de cierre financiero y los preparativos para las auditorías tardan demasiadas semanas en completarse. y las ventas que se producen el último día del trimestre a menudo no se introducen en el sistema, por lo que no se reconocen como ingresos a tiempo. Los procesos financieros críticos, como la gestión de la consolidación, la presentación de impuestos y la facturación se convierten en un enorme lastre para la productividad de todo tu departamento y están plagados de errores.

Añadir los requisitos normativos, como el reconocimiento de los ingresos y los cambios constantes en las normas contables, se agravan. Si alguno de estos escenarios te resulta familiar, es el momento de examinar a fondo cómo tus sistemas de negocio existentes pueden estar perjudicando tus resultados.

Este post describe los elementos esenciales de un sistema completo de gestión financiera y cómo la solución adecuada puede ayudarte a seguir el ritmo del mundo empresarial, que cambia rápidamente.

Capacidades básicas de gestión empresarial

Funcionalidad contable

Todo sistema de gestión empresarial necesita contar con funciones contables básicas como el libro mayor, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, impuestos, caja y gestión de pagos con una pista de auditoría incorporada. Más allá de la contabilidad básica, tu sistema de gestión financiera debe ser ampliable para responder a los retos y, al mismo tiempo que te permita al mismo tiempo vigilar los resultados de la cuenta de resultados.

Necesitas que tu sistema de gestión financiera permita una cantidad prácticamente ilimitada de cuentas y subcuentas del libro mayor cuentas y subcuentas del libro mayor, cuentas generales y subcuentas. Debe permitirte definir tus propios períodos contables y permitirte cerrar los componentes componentes por separado para ajustarse a las necesidades de las nuevas filiales que pueda introducir. Y, por último, debe tener planes de cuentas predefinidos para una amplia gama de industrias para ayudar a un despliegue más rápido. Sin estas funciones contables esenciales es muy difícil para tu personal de finanzas supervisar la multitud de centros de costes de tu empresa y asegurarte de que está operando dentro del presupuesto establecido.

Gestión de la tesorería

Una de las claves para gestionar tu salud financiera es tu capacidad para supervisar cuidadosamente tu flujo de caja con regularidad. En épocas de cambios inesperados, puedes enfrentarte a costes inesperados de permisos, licencias, materias primas, equipos ampliación de contratos y acuerdos con proveedores por nombrar algunos. Estas inversiones suelen requerir grandes pagos por adelantado y una planificación financiera planificación financiera inteligente para mantener un flujo de caja positivo. Si no hay suficiente dinero en efectivo para cumplir con cualquiera de estas obligaciones, podría tener repercusiones para la empresa, amenazar su rendimiento e incluso exponerla a responsabilidades legales.

La visibilidad en tiempo real es importante para tomar decisiones informadas a tiempo. Cuando se puede acceder a la información de forma instantánea desde casi cualquier lugar, sin desperdiciar recursos en la extracción de datos y en la vinculación de datos de diferentes fuentes, los empleados pueden tomar decisiones más precisas y rápidas. Al disponer de una mayor visibilidad en tiempo real de sus flujos de caja mediante cuadros de mando detallados e indicadores clave de rendimiento (KPI), se le alertas de discrepancias y situaciones de «bandera roja» mucho más rápido.

Ingresos recurrentes y Gestión del reconocimiento de ingresos

Dirigir un negocio con un flujo de ingresos predecible es difícil en tiempos de incertidumbre. Pero una vez que una base de clientes estable, hay que centrar los esfuerzos en obtener ingresos continuos de estos clientes. Es necesaria una estrecha coordinación entre finanzas, ventas y servicio es necesaria para para identificar los flujos de ingresos recurrentes y definir los periodos de cobro de los servicios servicios prestados y cuándo se pueden reconocer los ingresos en los balances de la empresa. Su sistema de gestión de gestión financiera tiene que ser capaz de manejar e informar sobre estas variedades de ingresos recurrentes escenarios.

A la hora de identificar posibles fuentes de ingresos recurrentes, es imperativo conocer el «coste de servicio» de tu empresa. Tu sistema de gestión empresarial debe ser capaz de modelar con precisión diferentes escenarios de facturación y obtener los costes directos e indirectos de los clientes. costes de adquisición, costes de servicio y costes de entrega de productos, así como qué segmentos de clientes y cuáles no. El grupo del 20% de clientes que generan el 80% de tus beneficios es especialmente importante en el caso de los recurrentes, porque el 80% restante de los clientes con pérdidas marginales puede incrementar año tras año, a menos que suavices la rentabilidad de tu base de clientes.

También es importante contar con buenos procesos de reconocimiento de ingresos. Tu infraestructura de facturación tiene que ser capaz de manejar múltiples precios para diferentes clientes. Es posible que gestionar diferentes condiciones de pago, ya sea mensuales, trimestrales o anuales, y puedes facturar clientes por adelantado, a plazos, o prorrateando meses parciales. El uso de hojas de cálculo puede rápidamente irse de las manos, y los acuerdos de facturación diferentes pueden desbaratar las cosas y dar lugar a errores de facturación.

 

Ejemplo de proceso financiero en Business Central

Planificación e informes financieros

Para planificar y prever con exactitud los costes futuros de las distintas iniciativas, tu sistema de gestión financiera debe ofrecerte una gran visibilidad de los datos de la empresa y una gran visibilidad del estado actual de las operaciones de tu empresa para para que puedas identificar las áreas problemáticas.

La planificación financiera implica reunir datos de varios departamentos de la empresa para obtener una visión completa de las operaciones y, a continuación, modelar varios escenarios «hipotéticos» para evaluar el impacto de las diferentes estructuras de costes. Sin un sistema de gestión financiera que te permita realizar fácilmente estas funciones, tu equipo financiero acabará perdiendo tiempo consolidando datos y proyectando los resultados de todos esos escenarios diferentes en un intervalo regular desde varios sistemas, en lugar de hacerlo, en lugar de realizar un análisis estratégico.

Cuando se trata de la planificación financiera, tus funciones de presupuestación y previsión ocupan el primer lugar de la lista, especialmente por tu papel central en el control de los costes. Tu sistema de gestión financiera debe permitir la recopilación de datos multidimensionales y automatizar la consolidación de los planes, de modo que puedas examinar claramente los costes de personal, ventas, bienes de equipo y otros. La automatización también mejora precisión y reduce los errores al eliminar los enlaces y fórmulas rotas.

 

Ejemplo de proceso financiero en Business Central

Gestión de activos fijos

A medida que su empresa madura, puede adquirir diversos activos fijos, como equipos, terrenos y edificios. Debe ser capaz de mantener y controlar el ciclo de vida completo de todos sus activos fijos, desde su creación hasta su depreciación, revalorización y retirada, para poder tener una mejor visión de cómo afecta a su cuenta de resultados. Por lo tanto, un sistema de gestión empresarial debe tener una funcionalidad detallada de gestión de activos y soportar múltiples tipos de cálculo de depreciación. Debe gestionar tanto los activos que se deprecian como los que no, los programas de mantenimiento y los seguros. También debe integrar el proceso de adquisición de activos en los procesos contables para ayudar a garantizar que ningún equipo se escape.

Una buena gestión de su inmovilizado puede ayudarte a beneficiarte de las deducciones fiscales relacionadas con la depreciación de tus activos. Estas deducciones sólo sirven para ayudar a apuntalar tus flujos de caja para que pueda para que puedas reinvertir los ingresos en tu negocio.

El crecimiento empresarial está íntimamente ligado con la correcta explotación, análisis y comprensión de los datos para tomar las decisiones adecuadas. Los sistemas ERP de gestión empresarial no solo permiten hacer un uso eficiente de los datos, sino que además cuentan con distintas capacidades para mejorar la eficiencia empresarial en gran medida, como puede ser la automatización de tareas, o la mejora de los procesos internos. Un 78% de las empresas españolas afirman haber acelerado el uso de los datos por la pandemia para mejorar su eficiencia.

¿Se ha incrementado el uso de los datos a raíz de la pandemia? Madurez data driven de las empresas. INCIPY. 2021.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un conjunto de aplicaciones de software de gestión de procesos internos empresariales, que permiten a las pymes automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa, facilitando y centralizando la información de las áreas que la componen, entre otras:

Un ERP debe ser instalado en tres situaciones:

1. Existencia de límites para el crecimiento empresarial: una empresa que haya gestionado sus procesos internos con software tradicional pero comienza a experimentar límites en su expansión o crecimiento, necesita la implantación de un ERP que deje de limitar este potencial de crecimiento y permita su capacidad de expansión.
2. Dificultad de trabajar con sistemas diferentes. En el momento que una empresa considere que existen dificultades a la hora de trabajar con sistemas distintos, por problemas de compatibilidad o una gran inversión en tiempo, debe considerar la instalación de un ERP que evite esta problemática (por su modularidad y escalabilidad, a medida que la empresa crece puede ir implementando nuevos módulos bajo un origen único o BBDD).
3. Necesidad de adaptación de los sistemas al personal de su empresa. Una empresa que considere que, por la movilidad o características de su personal, sus sistemas no ofrecen las mejores capacidades para cumplir con las expectativas de sus clientes, debe pensar que ha llegado el momento de instalar un ERP para no perder potencial de negocio y crecimiento.

 

La adaptación de las empresas a las necesidades cambiantes de los consumidores es un hecho relevante para la supervivencia y crecimiento de las empresas.

Las empresas disponen de herramientas que dan soporte en su adaptación a este nuevo entorno. Una de estas herramientas, que empieza a ser imprescindible, son los sistemas ERP.

La integración de un ERP en tu pyme solo tiene ventajas. Además, la escalabilidad y la integración con otras aplicaciones, te ayudan a mejorar la organización interna empresarial, a aumentar la productividad y a hacer una planificación adecuada, tomando mejores decisiones, que supondrán un beneficio para tu empresa.

 

Descargar pdfs:

ERP. La herramienta para la planificación de tu pyme ( Formato pdf | 21,34MB )

ERP. La herramienta para la planificación de tu pyme. Presentación ejecutiva ( Formato pdf | 1,06MB )

 

Este año ha vuelto el Mobile World Congress después de dos ediciones canceladas a causa del Covid-19. Esta edición ha seguido la estela de la edición del 2019, evolucionando la conectividad (precisamente el lema en la entrada era «Connectivity Unleashed») y dejando volar la imaginación con el metaverso. Estos dos años de parón han cambiado muchas cosas y los acontecimientos han obligado a apretar el acelerador en necesidades que en la última edición eran aún futuristas.

El primer ejemplo es como ha cambiado nuestro prisma frente a las reuniones. A inicios del 2019 cuando pensábamos en una reunión era
o en la oficina con nuestros compañeros, viajando a ver un cliente o como mucho, una videollamada si era muy lejos y no justificaba el viaje. La pandemia cambió nuestra manera de reunirnos e interaccionar con nuestros compañeros o clientes. Pasamos del offline al online en dos días, sin tener una cultura clara sobre ello y con herramientas que empezábamos a conocer. Microsoft Teams fue nuestro gran aliado, pero también un compañero de viaje bastante odiado, ya que la saturación de reuniones online sin haber aprendido aún esta nueva manera de comunicar, nos produjo estress y en cierto modo, rechazo. Cuando las medidas se fueron relajando, todos hemos tenido la sensación de volver a la normalidad, pero creo que es más preciso hablar de «nueva normalidad». Ahí aparece el concepto trabajo híbrido y la tecnología se pone las pilas para brindar dispositivos para de nuevo, aprender una nueva comunicación, donde confluyen los dos mundos. Microsoft está un paso por delante gracias a haber conseguido ser un estándar de mercado en lo que comunicación entre empleados y reuniones online externas se refiere. En el Mobile se han podido ver todo de dispositivos que enriquecen ese concepto y mejoran la inmersión tanto de los que están en línea como los que están físicamente en un mismo espacio.

Otro aspecto importante es el aumento del control a nivel de datos de todo lo que acontece en nuestra empresa. A nivel de la fabricación, gracias a los sensores y la conectividad, podemos tener un control absoluto de una manera asistida y desasistida de los procesos. Pongo un ejemplo de cada caso para ilustrarlo.

Todos nos imaginamos la conectividad en el mundo industrial como conseguir de una manera desasistida obtener información para resolver problemas o mejorar la productividad observando al detalle aspectos que a simple vista se nos pueden pasar por alto. En la imagen, en el stand de Huawei, podemos ver una fábrica totalmente conectada, con un control absoluto de todos los parámetros, que permite analizar todos los aspectos de la fabricación para reducir aunque sea al segundo algún proceso. Nos puede parecer una inversión excesivamente alta para reducir pequeños detalles. Pero si lo vemos a nivel global, reducir esos segundos o la reducción de la utilización un material, puede tener un impacto económico y ecológico a medio plazo que puede ser clave visto desde la perspectiva del fabricante y del planeta. Ahora vemos muchas empresas comprometidas con la reducción de carbono en sus procesos productivos. Todo esto puede ayudar a racionalizar el uso de materiales o de energía para conseguirlo. Y ya no sólo en el proceso de fabricación, sino también en toda la cadena de suministro. El análisis de las rutas y los puntos de distribución pueden reducir costes y tener un impacto medioambiental mucho más reducido.

 

El otro ámbito de control gracias a la conectividad puede ser también de una manera asistida. Cuando nos imaginamos los robots, pensamos en dispositivos que de una manera desasistida pueda realizar acciones sin la necesidad que nosotros tengamos que hacerlas. Pero recorriendo los diferentes stands, vi una nueva manera de integrar los robots en la industria 4.0. En la presentación de Boston Dynamics de IBM podemos ver una manera más integrada en la introducción del robot en nuestras vidas. En este caso el robot no es autónomo y está guiado por un operario que se ayuda del robot para realizar acciones que por si sólo serían imposibles. Por ejemplo, le solicita que busque puntos donde la temperatura haya subido de una manera anormal y acude rápidamente al lugar y muestra imágenes de alta definición para ser analizadas por el operario y actuar para resolver cualquier problema. O por ejemplo, establece rutas con puntos de origen y final para pasar revista de la fábrica y avisa al supervisor si detecta algún aspecto fuera de lo normal. Por lo que la convivencia con el robot es mucho más natural y no como algo futurista que invade el espacio del humano.

Con esto podemos ver que muchos de los temas que hace unos años nos parecían de ciencia ficción, poco a poco se van integrando en nuestras vidas de una manera natural. Es como por ejemplo el auge de los dispositivos asistidos por voz. Cada vez es más normal oír en las casas Alexa, Oye Siri u OK Google. Y eso nos lleva al último punto, el metaverso. Todos le tenemos mucho miedo y creemos que nos va a destrozar el mundo real y que todos vamos a ir al metaverso. No. Pasará como con internet, los robots, el smartphone, se integrará en nuestras vidas y brindará la posibilidad de tener usos que ni imaginamos.

El metaverso no deja de ser la evolución de internet. La tecnología tiene más recursos y posibilita hacer más cosas a nivel de visualización. Por lo que la web plana que imaginamos ahora, en unos años tendremos sites mucho más interactivos e intuitivos que facilitaran acceder a la información de una manera más inclusiva. Un ejemplo es el Metahype de Cupra. Un espacio donde todos los trabajadores de Cupra pueden tener reuniones 1 a 1, socializar y lo más importante, divertirse en este nuevo universo digital. Por ejemplo, han construido islas con diferentes temáticas. Una de ellas con la colaboración de Primavera Sound para que los trabajadores asistan a conciertos de una manera virtual en sus momentos de ocio.

En definitiva, vemos como la tecnología poco a poco entra en nuestras vidas con diferentes aspectos ya sea en nuestra vida personal o profesional. Aunque tengamos nuestra resistencia, cuando le veamos la aplicación a nuestras necesidades lo adoptaremos sin darnos cuenta.